Systém pro provozní interní administrativu advokátní kanceláře

Nepřinášíme vám vizi budoucnosti plnou dotykových obrazovek a složitých systémů. Naše řešení je jednoduchou náhradou za šanony, tabulky a chaotické e-maily. Všechny provozní a administrativní evidence vaší advokátní kanceláře budete mít přehledně na jednom místě, bez složité implementace. Stačí doplnit vaše data – nebo vám s tím pomůžeme – a během pár minut můžete začít pracovat.

Co vaší advokátní kanceláři Aptien vyřeší?

• Neztratíte informace při odchodu zaměstnance
• Ušetříte čas a papírovou práci
• Rychle dohledáte důležité informace o lidech, majetku nebo smlouvách
• Všechny evidence jsou propojené a verzované, s auditní stopou i přístupovými právy
• Bezpečně komunikujete s klienty bez neefektivních e-mailů

Je to jednoduché řešení pro provozní administrativu advokátní kanceláře. Zvládnete v něm:

• Komunikaci a spolupráci napříč kanceláří
• Nástupy nových zaměstnanců (onboarding)
• Evidenci a správu majetku, pracovního vybavení, kancelářského vybavení
• Správu smluv, objednávek a faktur
• Mnoho dalších běžných provozních procesů – a to vše bez instalace, pouze s počítačem a připojením k internet. 

 Zjednodušení každodenní práce a administrativy kanceláře

• Už žádné únavné dohledávání informací v šanonech a e-mailech, žádné složité tabulky ani přepínání mezi desítkami aplikací. V Aptien máte vše pod jednou střechou a na jednom místě.

Klíčové oblasti řešení pro advokátní kanceláře

Úkoly a týmová spolupráce

Práce v týmu vyžaduje efektivní předávání úkolů a sdílení informací. Místo nepřehledných e-mailů spravujte práci pomocí jednoduchého systému úkolů.

Evidence a správa majetku

Každá kancelář má majetek, který je třeba evidovat prakticky – ne jen účetně. Potřebujete vědět, kdo má co přidělené, kdy je potřeba servis auta, revize elektrospotřebičů nebo výměna vybavení.

Personální evidence a HR agenda kanceláře

Od nástupu zaměstnance, přes přidělení pracovních pomůcek, školení, lékařské prohlídky, až po evidenci kvalifikací a certifikací – všechny HR procesy na jednom místě.

Provázané informace

Potřebujete vidět souvislosti – smlouvu, dodavatele, zaměstnance, majetek? Aptien vám umožní jednoduše propojit dokumenty, protokoly, záruky i odpovědné osoby.

Hlídání termínů

Systém automaticky ohlídá konce platnosti smluv, záruk, certifikátů nebo narozeniny zaměstnanců.

5 největších problémů rostoucích advokátních kanceláří

1. Chaotická správa smluv, dodatků, vzorů, dokumentů

Není jasné, kde je poslední verze smlouvy, dodatku nebo interní směrnice, kdo ji schválil a kdy expiruje

2. Nedostatečná kontrola majetku a pracovního vybavení i vybavení kanceláře

Chybí přehled, kdo má jaký notebook, telefon, token, přístupovou kartu nebo klíče. Při onboarding a offboardingu nastává chaos.

3. Složitá personální agenda,  onboarding i odchod zaměstnanců

Pracovní smlouvy, školení, BOZP, zdravotní prohlídky, přístupy a pracovní pomůcky nejsou vedeny přehledně na jednom místě.

4. Neefektivní řízení pracovních úkolů a procesů

Bez sdíleného úkolovníku se ztrácí odpovědnosti, termíny i návaznosti úkolů mezi právníky, koncipienty a administrativou.

5. Neuspořádaná správa přístupů a bezpečnostních údajů

Přístupová hesla, PINy, přístupy do aplikací, do klientských systémů či budov nejsou bezpečně a systematicky evidovány.

Výhody Aptien pro vaši advokátní kancelář

• Rychlá návratnost investice – ušetří až 4 % personálních nákladů díky efektivitě
• Informace na jednom místě, dostupné kdykoli a odkudkoli
• Propojené evidence – víte kdo má co přidělené, jaká hesla, smlouvy a povinnosti
• Bezpečnost – data uložena na serverech Oracle ve Frankfurtu (používané i bankami)
• Žádná instalace – běží přímo ve vašem internetovém prohlížeči
• Okamžité použití – bez složitých implementací, začnete během pár minut
• Ušetříte místo i peníze – méně papíru, tisků, šanonů a složek
• Pořádek v dokumentech a dobrý pocit, že víte, kde co najdete.