Systém pro administrativu vaší právní kanceláře

Nepřinášíme vám vizi budoucnosti plnou dotykových obrazovek. Naše řešení je jednoduchá náhrada šanonů a různých evidencí a nepořádku v e-mailech v jednom jednoduchém prostředí. Není to žádný složitý systém, který měsíce nebo roky komplikovaně zavádíte. Jednoduše naplníte svými daty nebo vám s tím pomůžeme a začnete používat během pár minut.

Co vaší právní kanceláři administrativní systém vyřeší?

• Neztratíte informace při odchodu zaměstnance 
• Ušetříte papírovou práci
• Rychlé dohledání důležitých informací

Všechny evidence jsou navzájem propojené, verzované a je vidět přesná auditní stopa, kdo a kdy s nimi pracoval. Navíc je k nim propracovaný systém přístupových práv. Dokonce můžete přes Aptien zabezpečeně komunikovat s Vašimi klienty a zcela tak zrušit nespolehlivé maily, jejich hledání a  přeposílání.

Je to jednoduché řešení pro provozní administrativu právních firem, ve které vyřešíte komunikaci napříč kanceláří a mnoho dalších procesů od nástupu zaměstnance, vedení správu a evidenci vašeho majetku, správu smluv, pracovní vybavení, vybavení kanceláře, objednávky, schvalování faktur a mnoho dalšího co v kanceláři potřebujete, a to vše bez instalace. Potřebujete jen počítač a připojení na internet.

Cílem je ušetřit a zjednodušit práci papírovou práci  - zejména neustálé hledání a shánění informací.

Potřebujete zjednodušit každodenní život ve firmě? Řešíte neustálé dohadování a dohledávání nad různými šanony a příručními evidencemi? Nabízíme jednoduchou aplikaci, software, díky kterému vyřešíte řadu různých evidencí v jednom prostředí, abyste nemuseli něco neustále únavně dohledávat a používat mnoho různých aplikací. V našem řešení  budete mít vše pod jednou střechou a na jednom místě. 

Řízení úkolů napříč vaší právní kanceláří

Práce v týmu vyžaduje předávání práce, úkolů a sdílení různých informací napříč firmou. Můžete používat maily, ale v nich se ztratíte. Namísto toho používejte úkoly.

Evidence a správa majetku vaší kanceláře

Každá právní kancelář má nějaký majetek. Každá kancelář má také účetní software, ve kterém informace o majetku vede. To je ale účetní pohled. V praxi potřebujete úplně jiné informace než ty, které vám poskytuje účetní software. Potřebujete vědět kdo má co vydáno, kdo je za co odpovědný. Kdy poslat auto na technickou kontrolu nebo kdy udělat elektro revizi vašeho vybavení.

Personální evidence a další informace o zaměstnancích vaší kanceláře

Lidé jsou středobodem dění a procesů každé právní kanceláře. Často se zapomíná na to, že vše se točí kolem lidí - člověk nastoupí, musí být seznámen s procesy ve firmě, musí dostat nějaké pracovní vybavení, pomůcky, nástroje či přístroje. Každý právník nebo jiný zaměstnanec musí prokazovat svoji kvalifikaci, chodí na školení, dokládá zdravotní prohlídky a podobně.

Tyto různé informace vedou firmy v různých systémech či pomocných evidencích a pokud je někdo ve firmě chce dát dohromady, musí je obvykle dávat dohromady ze všech možných zdrojů, což stojí čas a peníze. V digitální právní kanceláři může vést většinu těchto informací na jednom místě.

Provázané informace na jednom místě

Všechny informace máte díky digitální právní kanceláři neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste majetek pořídili? Nebo k dodavateli? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který má daný kus majetku na starosti? Žádný problém. V našem řešení můžete jednoduše provázat majetek s jakoukoliv další informací, kterou ke řízení majetku ve vaší firmě potřebujete. Jednoduše provážete s informacemi o tom, kdo je za majetek odpovědný, kdy jste ho pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, záruky, předávací protokoly. Přílohy můžete přidávat z počítače i mobilního telefonu jen jako fotografie místo zdlouhavého skenování.   

Hlídání nejrůznějších termínů

Potřebujete hlídat různé termíny jako například konce platnosti smluv, certifikátů, osvědčení ? Hlídat nejrůznější termíny, které v kanceláři potřebujete, například

• termíny konce platnosti smluv
• termíny vypršení záruk
• narozeniny zaměstnanců

Jaké jsou výhody řešení pro administrativu právní kanceláře?

• rychlá návratnost: uspoří čas ukládání i hledání dokumentů a informací - 4% personálních nákladů
• informace máte na jednom místě
  
• informace vidíte vzájemně provázané tak, jak potřebujete - například kdo má jaké pracovní pomůcky, kdo ví jaká hesla a podobně
• vše je dostupné kdykoliv a kdekoliv - přístup do kanceláře je přes internet i přes mobil
  
• dokumenty a další informace máte kdykoliv po ruce
• uspoříte čas i místo  – dokumenty uložené u nás nezabírají žádné místo u vás doma nebo v kanceláři
• uspoříte peníze a za papír, inkoust do tiskárny, desky a šanony – elektronické dokumenty založíte přímo sem.
• dostanete velmi bezpečné úložiště – servery Oracle ve Frankfurtu nad Mohanem, které používají i některé banky, dokumenty se nikde neztratí a přístup k nim máte pouze vy
• budete mít pořádek v dokumentech a dobrý pocit s vědomím, že až budete něco hledat, víte, kde to rychle najdete.
• nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet.
• řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.
• usnadní každodenní administrativu.
• dostanete jednoduchou náhradu šanonů

5 největších problémů právních kanceláří 

• Smlouvy, dodatky, vzory smluv, budgety, marketingové aktivity,
• obchodní aktivity, doporučené literatura, brand manuály, nabídky, zákazníci, obchodní případy, ceníky, produkty, přístupy/hesla, počítače, servery, mobily, vstupní karty, klíče, drobný majetek, automobily, zasedačky, el. podpisy, razítka, platební karty, ceniny, listiny v úschově, plné moci, směrnice, GDPR, ISO, odpovědnosti, rizika, incidenty, pošta doručená a odeslaná, pokladní kniha, datové schránky, agentury, partneři, zaměstnanci, uchazeči, onboarding, termíny školení 

I malé změny mohou ušetřit mnoho práce

Nepomůžeme vám se skenováním dokumentů, vytěžováním smluv nebo videokonferencemi, se vším ostatním ale ano. Digitalizovat neznamená vše převádět do digitální podoby, ale mít základní evidence, informace v systému - tak samozřejmě, jako používáte e-mail. 

V každé firmě je to trochu jinak, všechny ale potřebují vést své evidence či agendy tak, aby jejich administrativní servis fungoval efektivně a s co nejmenšími náklady. Jako řešení nabízíme software, který vám zjednoduší a zpřehlední předávání informací mezi lidmi v kanceláři a běžné kancelářské procesy, tvorbu i správu různých agend a evidencí, abyste nemuseli něco neustále dohledávat v šanonech, v nepřehledných e-mailech, nebo v četných verzích tabulek a často navíc i v mnoha různých aplikacích.

Zavedení digitální právní kanceláře v administrativě v této podobě není žádná revoluce, která stojí miliony korun a zavádí se ve firmě dlouhé roky. Je za cenu 2 stravenek na člověka.

Aptien si můžete vyzkoušet zdarma

Nejste si jistí, jestli je to vhodné řešení pro vás? Žádný problém, máte 30 dní na vyzkoušení zdarma a to bez jakýchkoliv závazků.