Co je Change Management v IT

Datum poslední aktualizace: 17. 11. 2024

Change Management (Řízení změn) je jedna z částí řízení IT majetku (viz IT asset management) a znamená řízení a dokumentace změn v IT prostředí firmy, tedy rozhodování o jejich realizaci, řízení zavedení změny do IT prostředí i dokumentaci těchto změn. Řízení změn se zaměřuje na úpravu IT aktiv, jako jsou zavádění nových prvků, IT vybavení, výměny a vyřazení z provozu, změny v konfiguraci nebo opravy

Co je změna?

  • Změna je přidání, úprava nebo odstranění čehokoliv v IT aktivech

Co znamená change management v IT

  1. Sledování žádostí o změny a jejich schvalování
  2. Analýza dopadů změny na další aktiva, procesy nebo služby
  3. Plánování změny
  4. Řízení zavedení samotné změny
  5. Dokumentace změn (aktualizace informací o IT aktivech
change management v ITSM a ITAM

Jaké změny IT manažeři v malých a středních firmách řeší? 

Nějaké změny v IT prostředí probíhají každý den, téměř při každé činnosti lidí z IT. Důležitá je jejich velikost a dopad. Nicméně i malých změn se týká, že by měly být zaznamenány, protože jinak nemáte informace o vašich aktivech aktuální.

Drobné, malé změny v aktivech

  • Například malé úpravy konfigurace, výměna disku, změna hesla nebo drobné aktualizace softwaru, které nemají vliv na základní funkce.
  • Malé změny s omezeným dopadem a nízkým rizikem
  • Obvykle je provádí jeden člověk
  • Důležité je i tyto změny zaznamenat, zdokumentovat, abyste měli informace o vašem IT prostředí aktuální

Významné změny s širším dopadem na další aktiva (střední a velké změny)

  • Například výměna serverů, kritických síťových prvků, velký upgrade software
  • Jsou to změny, které již ovlivní jiná aktiva, obvykle je v takových změnách zapojena více lidí
  • Vyžadují již schvalování, plánování, koordinaci a řízení všech zúčastněných
  • Velké změny mohou ovlivnit více systémů nebo oddělení a mohou zahrnovat prostoje, jako je výměna podnikové aplikace nebo upgrade kritické infrastruktury.
  • Mohou to být změny s velkým dopadem se značným rizikem, které vyžadují rozsáhlé plánování, testování a schvalování.

Proč řídit změny v IT?

. Cílem je:

  • Zajištění kontinuální funkčnosti IT: Zajištění funkčností IT prostředí  jako celku (tedy kvalitních IT služeb)
  • Snížení rizika a narušení: Zajistěte, aby změny nevedly k neočekávaným prostojům nebo problémům.
  • Sledování historie IT majetku: Zaznamenávejte všechny úpravy majetku a poskytněte jasnou historii pro odstraňování problémů a audit.
  • Udržování shody: Dokumentování změn je důležité pro splnění regulační nebo bezpečnostní standardů.

Klíčové vlastnosti řízení změn v IT Asset Managementu

Změnové požadavky a jejich schvalování 

  • Umožňuje uživatelům odesílat žádosti o změnu aktiv, která pak před implementací procházejí schvalovacím procesem.
  • Zajišťuje, aby byly vyhodnoceny a autorizovány změny, zejména ty, které by mohly ovlivnit kritická aktiva nebo infrastrukturu.

Automatická upozornění a připomenutí

  • Upozorňuje příslušné zainteresované strany, jako jsou vlastníci aktiv, pracovníci IT nebo vedoucí oddělení, když jsou naplánovány, schváleny nebo dokončeny změny.
  • Pomáhá udržovat všechny informované a v souladu, čímž snižuje šance na neschválené změny.

Analýza dopadů změn do aktiv a procesů

  • Mapování vztahů mezi aktivy usnadňuje posouzení dopadu změn na jiná aktiva nebo služby.
  • Pomáhá porozumět potenciálním následným účinkům změny před jejím provedením.

Dokumentace a sledování změn

  • Zaznamenává podrobnosti o každé změně, například kdo změnu provedl, kdy byla provedena, co bylo upraveno a proč.
  • Poskytuje časovou osu úprav aktiv, což je užitečné pro odstraňování problémů a pochopení historie aktiv.

Reporting a auditní stopa

  • Aptien ITSM zaznamenává každou akci změny, aby poskytoval komplexní auditní záznam, což je často požadavek na dodržování předpisů.
  • Usnadňuje podávání zpráv o změnách

Integrace s ITSM pro řízení incidentů a problémů

  • Aptien ITAM je v základu integrovaný nástroj, který v jednom prostředí poskytuje i IT Service desk bylo zajištěno, že změny aktiv budou v souladu s širšími procesy IT, jako je řešení incidentů nebo správa problémů.
  • Pokud se například opakující se incident týká konkrétního majetku, funkce Change Management může pomoci sledovat aktualizace nebo nahrazení, aby se vyřešila hlavní příčina.

Příklad změny v IT a jejího řízení

Například firma potřebuje změnit server, na kterém provozuje svůj ERP systém. Pomocí Aptien ITAM:

  1. Díky servicedesku máte pod kontrolou žádost o změnu
  2. Díky analýze dopadů určíte všechna IT aktiva, va, kterých se to týká - jaké fyzické servery, jaké logické servery nebo virtuály, jaké další aplikace provozované na shodné infrastruktuře tím mohou být ovlivněné 
  3. Vytvoříte změnový požadavek nebo projekt a na něm pomocí úkolů naplánujete jednotlivé kroky
  4. Na úkolech sledujete pokrok u každého aktiva
  5. Dokumentujte úspěšné instalace pomocí provozního deníku
  6. Po úspěšné realizaci změny aktualizujte veškeré záznamy na aktivech, kde změna proběhla majetku, aby odrážely aktuální stav, což zajišťuje, že data o IT majetku zůstanou přesná.

Celkově funkce Aptien Change Management poskytují strukturu a odpovědnost a zajišťují, že změny aktiv jsou plánovány, schvalovány a dokumentovány. To nejen chrání prostředí IT, ale také pomáhá udržovat hodnotu aktiv a provozní stabilitu v průběhu času.

Jak řídit požadavky na změny a jejich schvalování

  • Využijte service desk, kde mohou vaši uživatelé podávat žádosti a změnové požadavky
  • Požadavky jsou předmětem schvalování
  • Máte vše pod kontrolou na rozdíl od mailů

Jak dělat analýzu dopadů změn v IT

  • Mezi aktivity v rámci vašich evidencí vedete souvislosti
  • Tak například víte, na kterých serverech provozujete jaké aplikace
  • Pomůže vám to udělat analýzu dopadů a dobře změnu naplánovat

Jak řídit velké změny a jejich zavádění

  • Velké změny vyžadují projektový přístup
  • Koordinace napříč odděleními

Jak provádět změny v dokumentaci IT aktiv

  • Minotitní změny, které jsou důležité k udržení provozu je třeba dokumentovat
  • Jde například o změnu hesla, výměny disků nebo jiných komponent
  • Změny provádíte ve vašich IT evideních, a navíc můžete
  • Plánované změny pomocí plánů aktivit

Proč na řízení změn v ITAM záleží

  • Zlepšuje provozní efektivitu: Správné sledování změn a správa zjednodušují procesy, minimalizují opakované problémy a ruční sledování.
  • Zlepšuje zabezpečení: Dokumentace změn a následující pracovní postupy schvalování mohou zabránit neoprávněným úpravám, které by mohly vést k bezpečnostním chybám.
  • Zvyšuje dodržování předpisů a řízení: Poskytuje transparentnost a dokumentaci vyžadovanou mnoha regulačními orgány a zajišťuje, že organizace plní své povinnosti v oblasti dodržování předpisů.

Rekapitulace řízení změn v IT

  • Change management se vztahuje především na významné změny
  • Předmětem change managementu je schvalování, dokumentace a řízení změn provedených v IT aktivech během jejich životního cyklu.
  • Change management znamená mít změny pod kontrolou
  • Důležitá je dokumentace změn, která vám umožní mít informace o vašich aktivech aktuální
  • Je důležitý pro to, aby IT prostředí zůstalo funkční, aby vznikalo minimum problémů
  • Změny v IT aktivech mají vliv na IT služby