Change Management (Řízení změn) je jedna z částí řízení IT majetku (viz IT asset management) a znamená řízení a dokumentace změn v IT prostředí firmy, tedy rozhodování o jejich realizaci, řízení zavedení změny do IT prostředí i dokumentaci těchto změn. Řízení změn se zaměřuje na úpravu IT aktiv, jako jsou zavádění nových prvků, IT vybavení, výměny a vyřazení z provozu, změny v konfiguraci nebo opravy
Co je změna?
- Změna je přidání, úprava nebo odstranění čehokoliv v IT aktivech
Co znamená change management v IT
- Sledování žádostí o změny a jejich schvalování
- Analýza dopadů změny na další aktiva, procesy nebo služby
- Plánování změny
- Řízení zavedení samotné změny
- Dokumentace změn (aktualizace informací o IT aktivech
Jaké změny IT manažeři v malých a středních firmách řeší?
Nějaké změny v IT prostředí probíhají každý den, téměř při každé činnosti lidí z IT. Důležitá je jejich velikost a dopad. Nicméně i malých změn se týká, že by měly být zaznamenány, protože jinak nemáte informace o vašich aktivech aktuální.
Drobné, malé změny v aktivech
- Například malé úpravy konfigurace, výměna disku, změna hesla nebo drobné aktualizace softwaru, které nemají vliv na základní funkce.
- Malé změny s omezeným dopadem a nízkým rizikem
- Obvykle je provádí jeden člověk
- Důležité je i tyto změny zaznamenat, zdokumentovat, abyste měli informace o vašem IT prostředí aktuální
Významné změny s širším dopadem na další aktiva (střední a velké změny)
- Například výměna serverů, kritických síťových prvků, velký upgrade software
- Jsou to změny, které již ovlivní jiná aktiva, obvykle je v takových změnách zapojena více lidí
- Vyžadují již schvalování, plánování, koordinaci a řízení všech zúčastněných
- Velké změny mohou ovlivnit více systémů nebo oddělení a mohou zahrnovat prostoje, jako je výměna podnikové aplikace nebo upgrade kritické infrastruktury.
- Mohou to být změny s velkým dopadem se značným rizikem, které vyžadují rozsáhlé plánování, testování a schvalování.
Proč řídit změny v IT?
. Cílem je:
- Zajištění kontinuální funkčnosti IT: Zajištění funkčností IT prostředí jako celku (tedy kvalitních IT služeb)
- Snížení rizika a narušení: Zajistěte, aby změny nevedly k neočekávaným prostojům nebo problémům.
- Sledování historie IT majetku: Zaznamenávejte všechny úpravy majetku a poskytněte jasnou historii pro odstraňování problémů a audit.
- Udržování shody: Dokumentování změn je důležité pro splnění regulační nebo bezpečnostní standardů.
Klíčové vlastnosti řízení změn v IT Asset Managementu
Změnové požadavky a jejich schvalování
- Umožňuje uživatelům odesílat žádosti o změnu aktiv, která pak před implementací procházejí schvalovacím procesem.
- Zajišťuje, aby byly vyhodnoceny a autorizovány změny, zejména ty, které by mohly ovlivnit kritická aktiva nebo infrastrukturu.
Automatická upozornění a připomenutí
- Upozorňuje příslušné zainteresované strany, jako jsou vlastníci aktiv, pracovníci IT nebo vedoucí oddělení, když jsou naplánovány, schváleny nebo dokončeny změny.
- Pomáhá udržovat všechny informované a v souladu, čímž snižuje šance na neschválené změny.
Analýza dopadů změn do aktiv a procesů
- Mapování vztahů mezi aktivy usnadňuje posouzení dopadu změn na jiná aktiva nebo služby.
- Pomáhá porozumět potenciálním následným účinkům změny před jejím provedením.
Dokumentace a sledování změn
- Zaznamenává podrobnosti o každé změně, například kdo změnu provedl, kdy byla provedena, co bylo upraveno a proč.
- Poskytuje časovou osu úprav aktiv, což je užitečné pro odstraňování problémů a pochopení historie aktiv.
Reporting a auditní stopa
- Aptien ITSM zaznamenává každou akci změny, aby poskytoval komplexní auditní záznam, což je často požadavek na dodržování předpisů.
- Usnadňuje podávání zpráv o změnách
Integrace s ITSM pro řízení incidentů a problémů
- Aptien ITAM je v základu integrovaný nástroj, který v jednom prostředí poskytuje i IT Service desk bylo zajištěno, že změny aktiv budou v souladu s širšími procesy IT, jako je řešení incidentů nebo správa problémů.
- Pokud se například opakující se incident týká konkrétního majetku, funkce Change Management může pomoci sledovat aktualizace nebo nahrazení, aby se vyřešila hlavní příčina.
Příklad změny v IT a jejího řízení
Například firma potřebuje změnit server, na kterém provozuje svůj ERP systém. Pomocí Aptien ITAM:
- Díky servicedesku máte pod kontrolou žádost o změnu
- Díky analýze dopadů určíte všechna IT aktiva, va, kterých se to týká - jaké fyzické servery, jaké logické servery nebo virtuály, jaké další aplikace provozované na shodné infrastruktuře tím mohou být ovlivněné
- Vytvoříte změnový požadavek nebo projekt a na něm pomocí úkolů naplánujete jednotlivé kroky
- Na úkolech sledujete pokrok u každého aktiva
- Dokumentujte úspěšné instalace pomocí provozního deníku
- Po úspěšné realizaci změny aktualizujte veškeré záznamy na aktivech, kde změna proběhla majetku, aby odrážely aktuální stav, což zajišťuje, že data o IT majetku zůstanou přesná.
Celkově funkce Aptien Change Management poskytují strukturu a odpovědnost a zajišťují, že změny aktiv jsou plánovány, schvalovány a dokumentovány. To nejen chrání prostředí IT, ale také pomáhá udržovat hodnotu aktiv a provozní stabilitu v průběhu času.
Jak řídit požadavky na změny a jejich schvalování
- Využijte service desk, kde mohou vaši uživatelé podávat žádosti a změnové požadavky
- Požadavky jsou předmětem schvalování
- Máte vše pod kontrolou na rozdíl od mailů
Jak dělat analýzu dopadů změn v IT
- Mezi aktivity v rámci vašich evidencí vedete souvislosti
- Tak například víte, na kterých serverech provozujete jaké aplikace
- Pomůže vám to udělat analýzu dopadů a dobře změnu naplánovat
Jak řídit velké změny a jejich zavádění
- Velké změny vyžadují projektový přístup
- Koordinace napříč odděleními
Jak provádět změny v dokumentaci IT aktiv
- Minotitní změny, které jsou důležité k udržení provozu je třeba dokumentovat
- Jde například o změnu hesla, výměny disků nebo jiných komponent
- Změny provádíte ve vašich IT evideních, a navíc můžete
- Plánované změny pomocí plánů aktivit
Proč na řízení změn v ITAM záleží
- Zlepšuje provozní efektivitu: Správné sledování změn a správa zjednodušují procesy, minimalizují opakované problémy a ruční sledování.
- Zlepšuje zabezpečení: Dokumentace změn a následující pracovní postupy schvalování mohou zabránit neoprávněným úpravám, které by mohly vést k bezpečnostním chybám.
- Zvyšuje dodržování předpisů a řízení: Poskytuje transparentnost a dokumentaci vyžadovanou mnoha regulačními orgány a zajišťuje, že organizace plní své povinnosti v oblasti dodržování předpisů.
Rekapitulace řízení změn v IT
- Change management se vztahuje především na významné změny
- Předmětem change managementu je schvalování, dokumentace a řízení změn provedených v IT aktivech během jejich životního cyklu.
- Change management znamená mít změny pod kontrolou
- Důležitá je dokumentace změn, která vám umožní mít informace o vašich aktivech aktuální
- Je důležitý pro to, aby IT prostředí zůstalo funkční, aby vznikalo minimum problémů
- Změny v IT aktivech mají vliv na IT služby