Change Management (Řízení změn) je jedna z částí řízení IT majetku (viz IT asset management) a znamená řešení požadavků na změny v IT prostředí, rozhodování o jejich realizaci a řízení zavedení změny do IT prostředí.
- Předmětem change managementu je sledování, dokumentace a řízení změn provedených v IT aktivech během jejich životního cyklu.
- Change management znamená mít změny pod kontrolou zvláště důležité pro to, aby se It prostředí zůstalo funkční, aby vznikalo minimum problémů i pro zajištění souladu.
Zde je bližší pohled na to, co řízení změn IT obnáší a proč je užitečné:
Proč řídit změny v IT?
Řízení změn se zaměřuje na úpravu IT aktiv, jako jsou zavádění nových prvků, IT vybavení, výměny a vyřazení z provozu, změny v konfiguraci nebo opravy. Cílem je:
- Zajištění kontinuální funkčnosti IT: Zajištění funkčností IT prostředí jako celku (tedy kvalitních IT služeb)
- Snížení rizika a narušení: Zajistěte, aby změny nevedly k neočekávaným prostojům nebo problémům.
- Sledování historie IT majetku: Zaznamenávejte všechny úpravy majetku a poskytněte jasnou historii pro odstraňování problémů a audit.
- Udržování shody: Dokumentování změn je důležité pro splnění regulační nebo bezpečnostní standardů.
Klíčové vlastnosti řízení změn v IT Asset Managementu
Změnové požadavky a jejich schvalování
- Umožňuje uživatelům odesílat žádosti o změnu aktiv, která pak před implementací procházejí schvalovacím procesem.
- Zajišťuje, aby byly vyhodnoceny a autorizovány změny, zejména ty, které by mohly ovlivnit kritická aktiva nebo infrastrukturu.
Automatická upozornění a připomenutí
- Upozorňuje příslušné zainteresované strany, jako jsou vlastníci aktiv, pracovníci IT nebo vedoucí oddělení, když jsou naplánovány, schváleny nebo dokončeny změny.
- Pomáhá udržovat všechny informované a v souladu, čímž snižuje šance na neschválené změny.
Sledování změn a dokumentace
- Zaznamenává podrobnosti o každé změně, například kdo změnu provedl, kdy byla provedena, co bylo upraveno a proč.
- Poskytuje časovou osu úprav aktiv, což je užitečné pro odstraňování problémů a pochopení historie aktiv.
Analýza dopadů změn v IT
- Mapování vztahů mezi aktivy usnadňuje posouzení dopadu změn na jiná aktiva nebo služby.
- Pomáhá porozumět potenciálním následným účinkům změny před jejím provedením.
Reporting a auditní stopa
- Aptien ITSM zaznamenává každou akci změny, aby poskytoval komplexní auditní záznam, což je často požadavek na dodržování předpisů.
- Usnadňuje podávání zpráv o změnách za účelem zvýraznění trendů, identifikaci často pozměňovaných aktiv nebo vyhodnocení výkonu postupů řízení změn.
Integrace s ITSM pro řízení incidentů a problémů
- Aptien ITAM je v základu integrovaný nástroj, který v jednom prostředí poskytuje i IT Service desk bylo zajištěno, že změny aktiv budou v souladu s širšími procesy IT, jako je řešení incidentů nebo správa problémů.
- Pokud se například opakující se incident týká konkrétního majetku, funkce Change Management může pomoci sledovat aktualizace nebo nahrazení, aby se vyřešila hlavní příčina.
Proč na řízení změn v ITAM záleží
- Zlepšuje provozní efektivitu: Správné sledování změn a správa zjednodušují procesy, minimalizují opakované problémy a ruční sledování.
- Zlepšuje zabezpečení: Dokumentace změn a následující pracovní postupy schvalování mohou zabránit neoprávněným úpravám, které by mohly vést k bezpečnostním chybám.
- Zvyšuje dodržování předpisů a řízení: Poskytuje transparentnost a dokumentaci vyžadovanou mnoha regulačními orgány a zajišťuje, že organizace plní své povinnosti v oblasti dodržování předpisů.
Příklad změny v IT a jejího řízení
Například firma potřebuje změnit server, na kterém provozuje svůj ERP systém. Pomocí Aptien ITAM:
- Díky analýze dopadů určíte všechna IT aktiva, va, kterých se to týká - jaké fyzické servery, jaké logické servery nebo virtuály, jaké další aplikace provozované na shodné infrastruktuře tím mohou být ovlivněné
- Vytvoříte změnový požadavek nebo projekt a na něm pomocí úkolů naplánujete jednotlivé kroky
- Na úkolech sledujete pokrok u každého aktiva
- Dokumentujte úspěšné instalace pomocí provozního deníku
- Po úspěšné realizaci změny aktualizujte veškeré záznamy na aktivech, kde změna proběhla majetku, aby odrážely aktuální stav, což zajišťuje, že data o IT majetku zůstanou přesná.
Celkově funkce Aptien Change Management poskytují strukturu a odpovědnost a zajišťují, že změny aktiv jsou plánovány, schvalovány a dokumentovány. To nejen chrání prostředí IT, ale také pomáhá udržovat hodnotu aktiv a provozní stabilitu v průběhu času.