Kritická aktiva jsou cokoliv, co je životně důležité a nezbytné pro základní provoz a fungování organizace. Jejich poškození nebo ztráta způsobí ochromení chodu a má pro organizaci kritické důsledky. Pochopení těchto aktiv je při řízení rizik zásadní, protože pomáhá identifikovat, co je pro firmu kritické z provozního hlediska.
Příklady kritických aktiv v malých a středních firmách
Kritickým aktivem může být jakýkoliv zdroj, proces nebo jiné aktivum. Tedy jak hmotná, tak nehmotná firemní aktiva, například:
- Nemovitosti: Budovy a pozemky ve vlastnictví firmy.
- Stroje a zařízení: Nástroje, stroje a technologie používané ve výrobě.
- Zásoby: Zboží a materiály určené k prodeji nebo výrobě.
- Hotovost: Likvidní prostředky dostupné k okamžitému použití.
- Informační aktiva: Informace a data zásadní pro obchodní operace.
- Know-How zaměstnance: Dovednosti a znalosti zaměstnanců.
- Duševní vlastnictví: Patenty, ochranné známky a autorská práva.
Jak určit, která aktiva jsou pro firmu kritická?
- Kritičnost aktiv se určí podle toho, jak moc je dané aktivum (systém, zařízení, dokument, software, člověk) důležité pro fungování firmy.
- Nejjednodušším způsobem je určit vliv na fungování firmy, tedy dopadem v případě nedostupnosti, ztráty, poškození nebo jiného problému
Pro malé a střední firmy se doporučuje jednoduchá sada otázek ke posouzení kritičnosti
- Dopad na byznys: Co se stane, když aktivum přestane fungovat? (zastaví se výroba, ztratíme data, jen drobný diskomfort?)
- Náhraditelnost: Jak rychle lze aktivum nahradit nebo obnovit (záloha, dodavatel, náhradní zařízení)?
- Finanční důsledky: Jaké přímé náklady by vznikly (ztráta tržeb, smluvní pokuty, opravy)?
- Právní compliance důsledky: Je aktivum navázáno na GDPR, bezpečnost práce, legislativní povinnosti?
Jak hodnotit kritičnost? Praktický postup pro malé a střední firmy
- Kritičnost můžete hodnotit na různých škálách, například 3, 4 nebo 5
- Určení kritičnosti má být praktické, jednoduché, srozumitelné. Z naší zkušenosti z praxe plyne, že pro malé firmy stačí 3 úrovně (Kritické /Důležité / Nepodstatné ) podle dopadu na provoz, peníze a compliance.
- To dává malým a středním firmám jasný základ pro plánování záloh, servisů i investic.
Jak vypadá 3 stupňová škála hodnocení rizik?
- Critical (kritické) – bez nich firma nefunguje (ERP, účetnictví, výrobní stroj, firemní data).
- Important (důležité) – přeruší část provozu, ale firma přežije (CRM, interní wiki, část vybavení).
- Low (nízká kritičnost) – výpadek je nepříjemný, ale neohrozí fungování (kuchyňský kávovar, dekorace).
Jak spravovat kritická aktiva
- Otevřete organizátor aktiv, které chcete zhodnotit
- Zadejte nové nebo vyberte existující aktivum
- Nastavte nebo popište hodnotu aktiva
- Zadejte hodnotu primárního aktiva pro vaši organizaci, bude pro vás podkladem pro analýzu rizik
- Vyberte rizika spojená s primárním aktivem
Jak postupovat při hodnocení kritických aktiv? Nejjedodušší postup
Krok 1: Seznam kritických aktiv
- Vytvořte seznam kritických aktiv: Začněte větou "Když o tohle přijdeme, budeme mít problém" tím dáte dohromady svých 10 nejkritičtějších aktiv (stroje, klíčoví lidé, vybavení, hardware, software, data, procesy).
Krok 2: Potvrzení kritičnosti
- Hodnocení kritičnosti můžete vynechat, protože všem vyjmenovaným stej dali úroveň kritické
- Můžete některá aktiva označit jako důležité a tím seznam zkrátit
Krok 3. Přiřaďte odpovědné manažery
- Přiřazení vlastníků – kdo za aktivum odpovídá a kdo hodnotí jeho kritičnost.
Krok 4: Začněte řešit, jak se nedostat do problému
- Zaveďte náhradní řešení nebo popište postupy, abyste nebyli závisléí
- Dejte dohromady záložní plány nebo plány obnovy (jak se co nejrychleji zotavit)
- Zaveďte pracovní postupy, které vám pomohou snížit riziko
- Zaveďte technologie, které vám pomohou snížit riziko
Tohle v excelu nedáte.
- Sdílejte informace a stav opatření v Aptien, aby odpovědné osoby dělaly co mají
- Směrnice, pracovní postupy (snížení závislosti na lidech)
- Buďte připraveni na krizové situace (víte, jak postupovat)
- Napojení na opatření – pro kritická aktiva zajistit zálohování, plán obnovy, servisní smlouvy.