Proč posílat soubory nebo přílohy přes Aptien
Posílání souborů nebo příloh pomocí Aptienu je bezpečnější než posílat je mailem. Další výhodou je, že se vám soubory v Aptienu díky přehlednému zobrazení neztratí jako to může být například při zahlcení velkým množstvím mailů.
Vy budete mít vždy pod kontrolou, které soubory zástupce dodavatele vidí. Vyhnete se tak výmluvám, že soubory nebo přílohy od vás neobdrželi nebo že jim skončili ve spamu a nevšimli si toho.
Jak posílat soubory nebo přílohy dodavateli
Nejprve je potřeba přidat dodavateli přístup k projektu, pokud jste to ještě neudělali. Návod najdete zde.
Existuje více způsobů, jak posílat soubory nebo přílohy vašemu dodavateli.
Posílání přes záložku "Přílohy"
Pro posílání příloh doporučujeme využít složky pro přílohy a povolit její zobrazení hostům (zástupům dodavatele). Návod na vytvoření složky naleznete zde.
- Otevřete evidenci "Projekty"
- Vyberte projekt, ke kterému soubor nebo příloha patří
- Přejděte do záložky "Přílohy"
- Klikněte na složku, kam soubor patří
- Klikněte na "+ Přidej soubor"
- Vyberte soubor ve vašem počítači
Nyní již zástupce dodavatele vidí soubor v exranetu v dané složce. Při použití tohoto postupu uvidí složku a přílohy v ní všichni zástupci dodavatelů (hosté) s přístupem k danému projektu.
Posílání přes úkol
Přílohu můžete poslat také přes úkol. Tento způsob se hodí hlavně v případě, že je příloha svázána ještě s nějakými úkony jako například zaplacení nebo pokud je příloha určena určité osobě a nechcete, aby jí viděli ostatní zástupci dodavatele. Jak vytvořit úkol pro dodavatele najdete zde.
Co dodavatel uvidí
Když posíláte přílohy přes záložku "Přílohy", tak je uvidí všichni zástupci dodavatele s přístupem k projektu. Pokud je posíláte přes úkoly, tak přílohy uvidí pouze osoby, které budou v daném úkolu přidané.
