Správa neevidovaného provozního majetku: Nezbytné vybavení mimo váš účetní systém
Mnoho firem se soustředí pouze na aktiva zaznamenaná v účetních nebo ERP systémech, jako jsou vozidla, stroje nebo hodnotné vybavení. Existuje však kategorie neevidovaných provozních aktiv – položek, které nejsou sledovány v účetních výkazech, ale jsou klíčové pro každodenní provoz, bezpečnost a dodržování předpisů. Patří sem klíče, přístupové karty, identifikační průkazy, kancelářské nástroje a různá vybavení vydaná zaměstnancům.
Ačkoli se tato aktiva neobjevují v účetnictví, jejich špatná správa může vést k bezpečnostním rizikům, provozním neefektivitám a zbytečným nákladům.
Co je neevidovaný provozní majetek?
Bezpečnostní a přístupové prvky
- Klíče od kanceláří, přístupové karty a čipy
- Bezpečnostní kódy nebo digitální autentizační zařízení
- Průkazy pro návštěvníky a přístupové karty pro dodavatele
Různé vybavení přidělené zaměstnancům
- Firemní notebooky a mobilní zařízení
- Monitory, dokovací stanice a příslušenství
- Headsety, ergonomické židle a další kancelářské vybavení
Různé kancelářské potřeby a IT vybavení
- Sdílené kancelářské potřeby (např. dálkové ovladače, firemní platební karty)
- Záložní pevné disky a externí úložiště
- IT periferie jako tiskárny, routery nebo projektory
Různé pracovní pomůcky a vybavení
- Osobní ochranné prostředky (OOP)
- Lékárničky a nástroje pro krizové situace
- Hasicí přístroje a bezpečnostní značení
Proč by firmy měly sledovat takový majetek?
I když není zahrnut v účetních systémech, je takový majetek klíčový pro:
Bezpečnost a řízení rizik
- Ztracené přístupové karty nebo nevrácené klíče mohou představovat bezpečnostní riziko. Jejich sledování snižuje možnost neoprávněného přístupu.
Kontrolu nákladů
- Ztracené nebo nevrácené vybavení vede k zbytečným výdajům. Sledováním těchto aktiv lze předejít plýtvání a duplicitním nákupům.
Provozní efektivitu
- Přehled o sdílených kancelářských nástrojích a IT periferiích pomáhá předcházet výpadkům a zajistit, aby zaměstnanci měli vždy potřebné vybavení.
Odpovědnost zaměstnanců
- Jasné přidělování aktiv zajišťuje, že zaměstnanci při odchodu vrátí firemní majetek. Tím se předchází ztrátám a zvyšuje odpovědnost.
Nejlepší praxe pro správu neevidovaného majetku
Evidujte ho mimo účetní systém
- Udržujte digitální záznamy o tom, komu bylo přiděleno jaké vybavení, včetně přístupových karet, notebooků a nástrojů.
- Zajistěte, aby zaměstnanci formálně potvrdili převzetí a vrácení vybavení.
Sledujte expirace a potřebu výměny
- Přístupové karty, bezpečnostní kódy a ochranné pomůcky mají životní cykly – nastavte si upomínky na jejich obnovu.
Zavedení procesu vrácení při odchodu zaměstnance
- Standardizujte postupy pro sběr aktiv při odchodu zaměstnanců, abyste zabránili ztrátám.
Pravidelné inventury
- Průběžně kontrolujte stav sdíleného a bezpečnostně citlivého majetku, aby byla zajištěna odpovědnost a skutečný stav
Jak Aptien pomáhá evidovat neevidovaná aktiva
Aptien nabízí snadno použitelný systém správy aktiv, který umožňuje malým a středním podnikům sledovat bezpečnostní prvky, vybavení zaměstnanců a další provozní aktiva na jednom místě. Díky automatickým připomínkám, evidenci výpůjček a kontrolním záznamům mohou firmy zajistit lepší bezpečnost, úsporu nákladů a efektivnější provoz bez složitosti ERP systémů.
Díky proaktivní správě neevidovaných aktiv mohou podniky zlepšit bezpečnost, zjednodušit provoz a snížit zbytečné náklady, čímž zajistí efektivnější a lépe organizované pracovní prostředí.