Tento článek je určený pro správce smluv a pro administrátora systému
Přístup k evidenci smluv se řídí rolí
K jednotlivým evidencím, kde vedete své smlouvy mají přístup jednotliví manažeři na základě svých rolí. Role typicky odpovídají pracovnímu zařazení (pracovní pozici) konkrétního uživatele, člověka ve firmě. Oprávnění pro každou roli určuje a nastavuje váš administrátor systému na základě rozsahu odpovědností a pravomocí, které jsou u dané role potřebné.
Role určuje, jaké vidíte evidence a typy smluv
- Jako kancelářský uživatel tedy vidíte v rámci svého pracovního prostoru evidence se smlouvami, ke kterým máte oprávnění pro vaši pracovní pozici.
- Systém rolí a oprávnění přístupu pomáhá chránit citlivé informace ve smlouvách
- Každý tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí to, co vidět nemá.
- Administrátor určuje, kdo má kam přístup a může tedy například zabránit tomu, aby člověk v určité roli mohl informace z evidence smazat.
Jak nastavit oprávnění do jednotlivých evidencí se smlouvami
- Přejděte do Administrace
- Vyberte v menu "Role"
- Kliknutím vyberte konkrétní roli, u které chcete změnu provést
- V pravé části vyberte evidenci smluv, ve které chcete změnu provést
Přístup nastavujete pro každou roli zvlášť. Pokud přístup zakážete, uživatel tuto evidenci nebude mít vůbec zobrazenou a tím se k jejím datům nedostane. Přístup můžete nastavit na několika úrovních a tím řídit rozsah toho, co daný uživatel může s položkami evidence provádět:
Úrovně oprávnění
- OFF – bez přístupu – uživatel tuto evidenci vůbec neuvidí v seznamu evidencí
- číst – uživatel evidenci vidí, údaje (hodnoty detailů) jsou ale jen ke čtení
- upravovat – uživatel může editovat existující položky (názvy, hodnoty detailů), nemůže ale již položky zakládat ani mazat
- vytvářet – uživatel může položky navíc zakládat, nemůže je mazat
- mazat – uživatel může položky navíc i mazat, tedy zakládat i mazat
- opravňovat – uživatel může nastavovat oprávnění k jednotlivým položkám pro další uživatele
Úrovně přístupů vždy rostou z předcházejících úrovní, tedy obsahují oprávnění nižší úrovně. To znamená, že pokud daná role bude mít úroveň mazat, bude moci položky také upravovat a vytvářet.
Oprávnění ke kategoriím smluv
- Pokud máte v evidenci smluv jednotlivé typy smluv rozdělené pomocí kategorií, můžete nastavit oprávnění ke každé z nich
- Podívejte se jak nastavíte oprávnění k různým typům smluv
Oprávnění na přílohy se smlouvami
- Můžete nastavit, kdo může přistupovat k jakým přílohám.
Oprávnění exportovat přehled smluv do excelu
- Možnost exportovat data z evidence může být nežádoucí a proto je tato možnost ve výchozím nastavení vypnutá. Pokud chcete, zaškrtnutím volby ji povolíte.
Omezení přístupu ke všem smlouvám v evidenci
- Normálně má role přístup ke všem položkám v evidenci. Tedy vidí je všechny.
- Pokud chcete přístup omezit pouze na položky, které uživatelé v dané roli založí, použijete toto nastavení.
Oprávnění ke skupinám detailů v kartě smlouvy
- Pokud potřebujete omezit přístup k informacím vedených v detailech vu smlouvy, provádíte to pomocí skupin detailů.