Povinnosti při onboardingu: Co musí firmy při nástupu zaměstnanců splnit
Splnění všech povinností při onboardingu, znamená, že firma při nástupu nového zaměstnance dodržuje všechny zákonné, smluvní a interní požadavky. Nejde jen o podepsání pracovní smlouvy, ale o kompletní proces, který zajistí, že zaměstnanec může legálně a bezpečně začít pracovat.
Co zahrnuje splnění povinností při onboardingu v ČR?
Právní dokumenty a povinnosti:
- Uzavření pracovní smlouvy (nejpozději v den nástupu)
- Seznámení s pracovní náplní a vnitřními předpisy
- Evidence v personálním systému a nahlášení na zdravotní pojišťovnu + OSSZ
- Předání a podepsání prohlášení poplatníka daně (růžový formulář)
Bezpečnost práce a školení:
- Povinné školení BOZP a PO (před zahájením práce)
- Školení řidičů, pokud je součástí práce
- Specifická školení podle pozice (práce ve výškách, chemikálie apod.)
Předání pracovních pomůcek a vybavení:
- Notebook, mobilní telefon, přístupové karty, klíče
- Evidenční předávací protokoly (např. v Aptien pro HR a IT)
Interní procesy a přístupy
- Založení přístupů do systémů a aplikací
- Seznámení s interními směrnicemi (např. GDPR policy, etický kodex)
Proč je důležité dodržet povinnosti zaměstnavatele při nástupu?
- Plnění zákonných povinností – vyhnete se pokutám z inspekce práce
- Bezpečnost zaměstnance – zaměstnanec je proškolen a ví, jak pracovat bezpečně
- Lepší zkušenost nováčka – onboarding působí profesionálně a zvyšuje spokojenost
- Ochrana firmy – máte doklady a záznamy, které prokážou splnění povinností
Praktické tipy pro firmy
- Používejte checklist pro nástup zaměstnance, kde jsou všechny kroky na jednom místě.
- Archivujte dokumenty a školení elektronicky – ideálně v HR systému nebo v Aptien.
- Spolupracujte s IT a správou budov při předávání vybavení a přístupů.
- Pravidelně checklist aktualizujte podle legislativních změn.
- Určete odpovědnosti – kdo připravuje smlouvu, kdo školí BOZP, kdo předává vybavení.
Shrnutí
Onboarding compliance je nezbytná součást nástupu zaměstnanců. Pokud máte proces dobře nastavený, ochráníte firmu před chybami, splníte zákonné povinnosti a zároveň vytvoříte příjemný start pro nové kolegy.