Tento článek je určený pro manažery IT v malých a středních firmách. Zadávání úkolů a pracovních příkazů využijete všude, kde potřebujete mít práci pod kontrolou, například pro
- Opravy, výměny a údržbu vašeho hardware
- Aktualizace a údržbu software, aplikací nebo databází
- Správa sítě, změny konfigurace a podobně
- Podpora uživatelů
- Zálohování nebo obnova dat
Zadání pracovního příkazu správy IT
K vytváření pracovních příkazů na údržbu IT využijte některou ze svých evidencí ve kterých vedete IT vybavení vaší firmy a v ní pak funkce pro správu úkolů. Níže je podrobný návod, jak nastavíte a jak budete spravovat pracovní příkazy pro údržbu.
Jak vytvořit pracovní příkaz údržby IT
- Vyberte evidenci: Zvolte evidenci, ve které máte evidováno IT vybavení nebo zařízení, které vyžaduje potřebný úkon.
- Vyberte konkrétní zařízení: Vyberte zařízení, pro které chcete vytvořit pracovní příkaz. Aptien automaticky načte všechny související informace.
- Přejděte na záložku „Úkoly“
- Klikněte na „Vytvořit nový úkol“ pomocí úkolu vytvoříte pracovní příkaz
Zadání detailů pracovního příkazu
- Přiřazení odpovědné osoby: Vyberte technika, který bude údržbu provádět. Pokud je údržba prováděna externím dodavatelem, přidejte jej.
- Název pracovního úkolu: Zadejte jasný název pracovního příkazu, např. „Výměna harddisku“, „Změna konfigurace routeru“, „Reinstalace počítače". Jelikož je úkol propojen s konkrétním IT zařízením, není nutné do názvu zahrnovat jeho označení.
- Popis úkolu: Uveďte podrobný popis údržbového zásahu. Specifikujte potřebné materiály, náhradní díly nebo nástroje.
- Termín dokončení: Nastavte datum, do kdy má být pracovní příkaz splněn, aby byla údržba provedena včas.
Sledování realizace pracovního příkazu
- Aktualizace stavu: Jakmile je pracovní příkaz vytvořen, sledujte jeho průběh v reálném čase. Použijte funkce správy úkolů v Aptienu k aktualizaci stavu pracovního příkazu.
- Kontrolní seznamy (již brzy): Můžete vytvořit kontrolní seznamy pro konkrétní kroky údržby a označit je jako dokončené.
- Přílohy: Přidejte fotografie, videa nebo dokumenty k zachycení snímků před a po, zpráv o stavu nebo záznamů o údržbě.
- Skupinový chat: Použijte skupinový chat k přesným instrukcím nebo jiným informacím, zpětné vazbě nebo poznámkám.
- Automatická oznámení: Aptien může posílat oznámení relevantním členům týmu, když je pracovní příkaz uzavřen, a automaticky aktualizovat historii údržby zařízení.
Kontrola výsledku a schválení dokončení práce
- Ověření dokončení: Po dokončení úkolu ověřte, že zařízení funguje podle očekávání. Zahrňte jakékoli výsledky testů, kontroly výkonu nebo provedené úpravy.
- Zpětná vazba a poznámky: Technici mohou přidávat zpětnou vazbu, poznámky nebo doporučení pro budoucí údržbu.
Uzavření a archivace pracovního příkazu
- Konečné schválení: Jakmile je práce dokončena a ověřena, uzavřete pracovní příkaz v systému. Můžete archivovat podrobnosti pro budoucí použití, včetně odpracovaných hodin, použitých dílů a popisu úkolu.
Využitím těchto funkcí v Aptienu můžete zjednodušit vytváření, sledování a dokončování pracovních příkazů na údržbu zařízení. To pomáhá snižovat prostoje, zajišťovat odpovědnost a zlepšovat celkovou správu IT zařízení pro vaši firmu.
