Co znamená řízení přístupu k informacím
Řízení přístupu k informacím znamená řídit, monitorovat a aktualizovat, kdo má přístup k jakým datům nebo systémům. Lidé se do systémů přihlašují pomocí svých loginů nebo jiné formy digitální identity. Firma si musí být jistá, že každý člověk má přidělené správné oprávnění a že jej nesdílí s ostatními. Týká se to jak zaměstnanců, tak třeba externích pracovníků, třetích stran nebo zákazníků. Špatně nastavené oprávnění vede k neoprávněnému přístupu k informacím a může dojít k porušení důvěrnosti.
Proč je řízený přístup k informacím důležitý pro malé a střední firmy
1. Zaměstnanci vidí jen to, co skutečně potřebují
Přístupy jsou nastavené podle rolí a oprávnění. Tím se snižuje riziko a předchází zbytečnému zpřístupnění citlivých údajů. Například:
- Personalistika (HR) vidí personální spisy a údaje zaměstnanců.
- IT oddělení vidí majetek a evidenci techniky.
- Vedoucí týmů vidí informace o svých podřízených.
- Ostatní zaměstnanci vidí jen data potřebná pro jejich práci.
2. Jasná pravidla, kdo je odpovědný a kdo data aktualizuje
- Každý typ informace má vlastníka (odpovědnou osobu), uživatele s právem editace, uživatele s právem pouze k zobrazení, a někdy i schvalovací workflow.
- Tím se zamezí šíření neaktuálních nebo chybných informací.
3. Plná dohledatelnost a auditní záznamy
- Řízený systém zaznamenává kdo k informaci přistoupil, co změnil, kdy změnu provedl.
- To pomáhá s plněním požadavků GDPR, ISO norem a interních auditů.
4. Informace zůstávají organizované a bezpečné po celý životní cyklus
- Od vytvoření → schválení → sdílení → archivace → smazání.
- To zajišťuje dobrou datovou hygienu a snižuje nepořádek.
Jakými způsoby lze přístup řídit
- technickými prostředky jako jsou hesla, loginy a podobně
- právní prostředky, jako jsou smlouvy, NDA, vynucení pomocí politiky nebo směrnice
- v případě, že jsou informace v listinné podobě, přístup omezujete vstupem do prostorů, kde papíry jsou
- zaměstnanci dostávají oprávnění na základě svého pracovního zařazení
Jak může Aptien pomoci s řízením přístupu k informacím
V praxi řízení přístupů v organizacích selhává zejména při přidělování, změnách (neudělají se právně) nebo odebírání oprávnění (neodebere se oprávnění). Jde hlavně o procesy nástupu a odchodu zaměstnance
Jednoduše řečeno
- Řízený přístup k informacím = Správní lidé dostanou správné informace ve správný čas — a jen oni.