Každá firma má jiné obchodní procesy, jedná s jiným typem zákazníků, kterým nabízí své produkty nebo služby. I ty se liší - svojí cenou, velikostí, opakovatelností. Tomu všemu se musí přizpůsobit způsob, jaký vy jako firma pracujete se svými zákazníky, jak organizujete a řídíte práci vašich obchodních zástupců.
Pokud svůj obchod řídíte aktivně, musíte se svými zákazníky aktivně jednat, musíte vaše jednotlivé obchodní příležitosti třídit a soustředit se na ty zajímavé. Jako člověk odpovědný za obchod a koordinaci obchodníků byste měl mít přehled s kým kdo jednal a co vaši obchodní zástupci dohodli.
Jaké jsou základní principy aktivního obchodu
- Evidence příležitostí: Mějte všechny informace o klientech a obchodních příležitostech na jednom místě.
- Shromažďujte informace o jednáních s potenciálními zákazníky a o samotných obchodních příležitostech.
- Vyhodnocujte potenciální zakázky podle předem stanovených kritérií, abyste zjistili, jestli se vám vyplatí.
Jaký je postup při aktivním řízení obchodních příležitostí
Řízení obchodních příležitostí sleduje proces, který pomáhá efektivně posouvat obchody k úspěšnému uzavření. Začíná identifikací ideálních potenciálních zákazníků a končí podpisem smlouvy. Takový způsob prodeje se založený na aktivním přístupu obchodníka, obchodního zástupce. Při takovém způsobu obchodování si obchodník vytváří seznam potenciálních zájemců, se kterými obchodně pracuje, pokud je nevyřadí, protože nejsou perspektivní nebo dokud je nezíská jako zákazníky.
- Vytvoření seznamu vyhlédnutých zákazníků (suspect)
- Oslovení vyhlédnutých zákazníků
- Vyřazení neperspektivních nebo těch, kteří nereagují
- Přesvědčování potenciálních zákazníků
- Podání nabídky
- Uzavření obchodu
1. Vytvoření seznamu vyhlédnutých zákazníků
Identifikace potenciálních zákazníků začíná pochopení profilu ideálního zákazníka (ICP) a je zásadní pro maximalizaci obchodních příležitostí. Ze seznamu vyhlédnutých zákazníků se obvykle zákazník stane každý stý nebo padesátý. Správní identifikace ideálního zákazníka pomáhá obchodním zástupcům identifikovat potenciální zákazníky, kteří skutečně potřebují produkty nebo služby společnosti, mají rozpočet na jejich zaplacení, mají rozhodovací pravomoc a chtějí implementovat řešení v rozumném časovém rámci.
2. Oslovení vyhlédnutých zákazníků
Oslovení velkého počtu vyhlédnutých zákazníků je náročné, obvykle používáte marketing v médiích, účast na různých akcích, emailové kampaně a podobně. To může zahrnovat telefonáty nebo zasílání e-mailů s personalizovanými zprávami, které představují funkce, které odpovídají potřebám zákazníka. Obchodníci mohou také nabízet bezplatné zkušební verze nebo slevy na produkty, aby motivovali k nákupním rozhodnutím.
3. Vyřazení neperspektivních zákazníků a obchodních příležitostí
Zaměřte své úsilí tam, kde bude nejdůležitější. Každá příležitost má pro vaši společnost potenciální hodnotu má smysl se zaměřit na příležitosti s nejvyšší hodnotou, ale tato hodnota není vyjádřena pouze v peněžní částce. Existují i další faktory, které mohou určit, na kterou příležitost se zaměřit. Jakmile získáte reakce vyhlédnutých zákazníků, čas vyřadit ty neperspektivní a soustředit se na ty zákazníky, u nichž bude úspěšní a u nich dalších obchodní aktivita povede k uzavření obchodu. To je jedna s nejtěžších částí obchodu a kromě intuice obchodníků vám k tomu mohou pomoci různé metody a techniky pro tzv. kvalifikaci leadů.
Zde jsou některé faktory, které vám mohou pomoci rozhodnout se, které z nich dát přednost (podívejte se, jak kvalifikovat leady):
4. Přesvědčování potenciálních zákazníků
Obchodní zástupci musí být v intenzivní obchodní komunikaci s těmito "hot" potenciálními zákazníky, v procesu prodeje jim poskytují další informace o vašich produktech nebo službách a vhodně reagují na jakékoli dotazy. Všechny tyto kontakty se zákazníky je nutné řídit a dobře zaznemnávat, protože od nich se může odvíjet vaše rozhodování nebo třeba také paramtery vaší dodávky, jakmile je obchod úspěšně uzavřený. .
5. Nabídka a návrh
S daty shromážděnými během fází identifikace a kvalifikace mohou obchodní zástupci generovat obchodní nabídky a vytvářet návrhy šité na míru. Nabídka by měla být založena na specifikacích produktu zákazníka a cenách projednaných během obchodní konverzace. Návrh by měl obsahovat podpůrnou dokumentaci a obsah, který pomůže osobám s rozhodovací pravomocí schválit obchod.
6. Uzavření obchodu
Poslední fází v řízení obchodních příležitostí je smlouva. Obchod je uzavřen, když kupující i prodávající podepíší závaznou smlouvu, která stanoví podmínky prodeje. Po této fázi přebírá zákazníka realizační tým, který startuje přípravu a realizaci zakázky. Pro ně je velmi důležité, že se mohou opřít o informace a záznamy aktivit se zákazníkem, které vznikly během obchodního jednání. Pokud máte dobře řízené všechny informace, máte spoustup práce a komunikace ušetřeno. Pravděpodobnost vzniku nějakého nedorozumění významěn klesá. Když prodej a realizační tým dobře spolupracují, klesá počet hodin strávených řešením zbytečných nedorozumění nebo neustálého dohledávání informací.
Osvědčené postupy pro správu obchodních příležitostí
Konverze obchodních příležitostí do zákazníků vyžaduje důsledné obchodní úsilí. Jedenkrát kontaktovat vyhlédnutého zákazníka nestačí, je třeba jednat systematicky a opakovaně.
1. Komunikujte s vyhlédnutým zákazníkem opakovaně
Důležité důsledné a opakované obchodní aktivity a interakce s vyhlednutými zákazníky. Statistiky obchodních aktivit říkají, že úspěšný obchod je uzavřený v průměru až po sedmém kontaktu (je jedno jestli telefonickém, osobním nebo e-mailovém.
2. Nastavte odpovědnosti a úkoly
Druhým krokem při vytváření efektivního procesu správy obchodních příležitostí je vytváření úkolů, automatický připoemnutí a akcí pro každého potenciálního zákazníka. každou fázi v kanálu. To zajišťuje, že se všichni zapojení do obchodu soustředí na to, co je třeba udělat dál, spíše než aby se nechali rozptylovat jinými částmi prodejního procesu.
3. Soustřeďte se na perspektivní zákazníky
Důslledně vyřazujte neperspektivní obchodní případy a soustředte se na ty perspektivní. Ušetří vám to spoustu zbytenčně vynaloženého času a tedy i obchodních nákladů
4. Nebuďte závislí na změně obchodních zástupců
Pokud důsledně sdílíte v CRM systému, nestane se vm, že po odchodu obchodníka najednou nemáte informace o tom, co bylo se zákazníkem dohodnuto a kdy s ním váš mzástupce napsoledy hovořil. Vše máte uloženo u zákazníka ve vašem systému a ne pouze v e-mailu vašeho obchodníka, odkud takové informace dostáváte složite, zdali vůbec. Vaše data o příloežiotosti i o prpůběhu komunikace se zákazníkem jsou zásadní pro úspěšnou správu obchodních příležitostí. Při řízení obchodního týmu potřebujete přístup k přesným údajům týkajícím se příležitostí, abyste mohli dělat správná rozhodnutí a metrikách výkonnosti vašich obchodníků, jako je míra úspěšnosti nebo průměrná velikost obchodu, což jim umožňuje v případě potřeby obchodní rozhodnutí.
Jak vám pomůže CRM software při řízení obchodních příležitostí
Sdílení i ochrana obchodních dat a evidence zákazníků
- umožňuje prodejním týmům soustředit se na uzavírání více obchodů spíše než na správu administrativních úkolů, jako je aktualizace tabulek nebo ruční sledování odeslaných e-mailů.
- chránit citlivá obchodní data je někdy těžší než jejich sdílení, Aptien CRM vám to umožní
- Software pro řízení obchodních příležitostí je soubor nástrojů a strategií, které se používají ke správě prodejního procesu od začátku do konce.
- Pomáhá vám sdíle informace napříč obchgodním týmem i s týmem realizace, po uzavření obchodu
- díky databázi zákazníků znáte přesně to, co vaši zákazníci potřebují a jaké mají preference. Můžete jim tak nabídnout nabídku na míru. Mít uložené informace o zákaznících je důležitý krok k efektivnímu podnikání a škálovatelnosti. S tím se pojí i možnost předpovědi prodejů můžete s ním předvídat, kdy bude mít zákazník opětovný zájem o produkt.
Automatizace obchodních aktivit, sledování pipeline, Rozdělení obchodních případů na fáze
- Sledování pipeline umožňuje prodejním týmům vizualizovat pokrok potenciálních zákazníků v průběhu prodejního cyklu, zatímco prognózování nabízí vhled do budoucí výkonnosti prostřednictvím prediktivní analýzy a modelech založených na datech.
- Rozdělení obchodních případů na fáze – toto není typickou funkcí CRM, může vám ale významně pomoct s minimalizací problémů. S rozdělením obchodního případu na fáze máte větší přehled o celém jeho procesu. Můžete tak předejít mnoha nedorozuměním, které v průběhu procesu mohou nastat.
- Pomáhá firmám sledovat potenciální příležitosti, automatizovat úkoly a zajistit, aby byla každá fáze procesu dodržována, aby se maximalizovala efektivita a zisky.
- Poskytuje komplexní přehled o obchodních aktivitách a jednáních se zákazníky aktivitách
- Řízení obchodních příležitostí může obchodnímu týmu soustředit se na perspektivní obchodní případy
- CRM umožňuje ukládat všechny kontaktní údaje o zákaznících do jednoho centrálního systému, ke kterému má snadný přístup obchodní manažer i celý obchodní tým.
- Zároveň vám umožňuje, na rozdíl od excelů chránit citlivé obchodní informace a to díky řízení oprávnění a přístup k jednotlivým obchodním případům
Záznamy jednání, schůzek a dalších obchodních aktivit
- Vytváření zápisů z obchodních jednání je důležité pro rozhodování
- Nahrávání školení a schůzek – pro snadný přenos informací a efektivní využití času na online školení či schůzce je dobré mít možnost si hovor nahrát. CRM by měl mít zabudované komunikační nástroje s možností nahrávání obsahu pro opětovné shlédnutí.
Bodování zákazníků a řízení obchodního cyklu
- Můžete bodovat potenciálních zákazníků a sledovát obchodní pipeline
- Bodování potenciálních zákazníků umožňuje firmám hodnotit potenciální zákazníky na základě kritérií, jako je velikost rozpočtu nebo relevance odvětví, což umožňuje týmům efektivněji upřednostňovat potenciální zákazníky.)
Automatizujte opakující se úkoly
- Atomatické upomínání obchodních aktivity
- Automatické upomínání odesílání následných e-mailů potenciálním zákazníkům
- Automatizace úkolů vyhledávání obchodních příležitostí pro okamžité nalezení kvalifikačních informací
- Automatizované aplikace pro plánování prodejních schůzek
Proč je důležité mít CRM systém
- Honí vás to - automatické upomínání obchodních aktivity
- Máte informace na jednom místě
- Vše ke klientovi - příležitosti
- Můžete sledovat aktivity i výkonnost obchodníků
Automatizace je dobrý pomocník
Všechny opakující se procesy je ideální co nejvíce automatizovat, ušetříte tím mnoho času a snížíte tím chybovost. Aby k ní nedocházelo, je potřeba zadávat do Aptien CRM správná data, jejich kontrola je tedy na místě. V neposlední řadě je nesmírně důležité a často podceňované téma zabezpečení dat. Bez správné ochrany CRM riskujete únik či ztrátu dat, která může být pro firmu zničující. Často je těžší citlivé informace chránit, než je sdílet pomocí excelových tabulek. Neponechávejte nic náhodě, nevyplácí se to.
Co to může přinést malým a rostoucím firmám?
Obchodníkovi to nepochybně přináší jednotnou platformu pro jeho záznamy. Vede jej to k určité systematizaci a tím i efektivitě práce. Pozor – nepleťte si to s individuálním přístupem k zákazníkovi. Uživateli systém zároveň vytváří agendu úkolů, které jsou někde uložené a obchodník se je včas dozví. Každý obchodník zná odpověď typu „… zavolejte prosím za půl roku, teď to není aktuální…“. Pokud si pracovník udělá poznámku do svého papírového diáře, je to obvykle ztracené. Zásadním pohledem pro obchodníka je něco, čemu se říká „pipe-line“. Dobrý obchodník, který má tah na branku, bude pocitově řešit prioritně to, z čeho ční největší „byznys“. Ale je pocit vždy nejlepší rádce? Obchodník musí svou „pipe-line“ vidět, a to obzvláště v situaci, kdy jedná s řádově desítkami partnerů.
Vedoucímu přináší tato praxe obrovské možnosti vyhodnocování. Proč potřebuje vedoucí vyhodnocovat obchodní příležitosti? Protože podle toho získá trendy vývoje obchodu ještě dříve, než to pozná na tržbách či počtu zakázek. Protože získá přehled o tom, ve kterém období bude zakázek víc, než firma zvládne, nebo naopak méně, než firmu uživí. Získá přehled o tom, který obchodník jak pracuje, a to ne jen podle tvrdé metriky „tržba“. Má možnost i vytvářet měřitelné plány obchodu a hlavně má firma možnost s velkým předstihem reagovat na jakýkoliv vývoj.
Management současně dostává i nástroj, jak porovnávat dřívější predikce se skutečností. Lze tak korigovat odhady a postupně tento proces zpřesňovat. Významným faktorem je též možnost sledovat aktivitu obchodu pomocí ABC analýzy obchodních příležitostí a rozboru pipe-line. Zavedení této agendy není složité, ale má velký rychlý efekt v řízení obchodu.
Jak nacházet nové obchodní příležitosti?
Nacházení nových obchodních příležitostí je klíčové pro růst každé firmy. Způsobů, jak je objevovat, je více a záleží na tom, zda prodáváte firmám (B2B) nebo koncovým zákazníkům (B2C), a také jaký máte produkt nebo službu. Níže uvádím osvědčené metody, které můžete přizpůsobit svému podnikání:
🔍 1. Průzkum trhu a cílové skupiny
- Sledujte změny na trhu – například legislativní změny, nové technologie, trendy a reagujte na ně se svojí nabídkou
- Využijte veřejně dostupné databáze firem
📞 2. Studené oslovování (cold outreach)
- Cold e-maily nebo volání firmám, které odpovídají vaší cílové skupině.
- Doporučuje se personalizovat zprávy – ukažte, že víte, kdo jsou, a co by jim váš produkt mohl vyřešit.
👥 3. Networking a doporučení
- Účast na oborových akcích, veletrzích, snídaních, setkáních podnikatelů.
- Vytvářejte vztahy – často stačí jeden kvalitní kontakt, který vás propojí dál.
💡 4. Využívejte online marketing a obsah
- Využívejte sociální sítě, zejména LinkedIn pro B2B – sdílejte novinky, názory, případovky.
- Buďte vidět na webu a v dalších médiích, budete první na ráně, když někdo hledá řešení, které nabízíte.
🤝 6. Strategická partnerství
- Spolupracujte s firmami, které mají podobnou cílovou skupinu, ale nenabízejí konkurenční produkty.
- Partnerské programy, affiliate spolupráce nebo balíčkování služeb.
Investujte víc energie tam, kde je nejvyšší konverze.