Správa zásob a dostupného pracovního vybavení
Jako firma pravděpodobně máte v oběhu pracovní vybavení ve velkém finančním objemu. Abyste mohli optimalizovat nadměrné zásoby a také předejít ztrátám, je důležité mít své pracovní vybavení pod kontrolou. To znamená mít přehled o vydaném vybavení, vědět, kolik ho máte v oběhu, a mít podklady pro plánování budoucích potřeb a nákup.
Jak organizovat pracovní vybavení v Aptien:
V Aptien používáte k evidenci pracovního vybavení jednotlivé evidence (organizéry). Každá evidence může představovat určitý typ pracovního vybavení (např. notebooky, mobilní telefony, OOPP). Ve svých evidencích vedete pracovní vybavení dvojího typu:
- Pracovní nástroje, přístroje a vše, co má sériové nebo inventární číslo - každý kus má svůj záznam
- Spotřební pracovní vybavení a pomůcky, které vedete jako typ a počet kusů
Co potřebujete k tomu, abyste mohli pracovní vybavení řídit:
- Přiřazení pracovního vybavení: Kdo má vybavení u sebe nebo kde se nachází. Potřebujete mít možnost přiřadit zařízení jednotlivci nebo středisku.
- Vydané pracovní vybavení: Když je vybavení vydáno zaměstnanci, potřebujete mít o tom přehled ve svém systému.
- Sledování oběhu: Potřebujete vidět dostupné množství v oběhu, počet vydaných položek a počet na skladě.
- Přehled dostupného pracovního vybavení: Potřebujete vidět vybavení, které ještě nebylo vydáno, takže vždy víte, co je k dispozici.
Jak řídit pracovní nástroje a další trvanlivé pracovní vybavení?
U pracovního vybavení, jako jsou nástroje, počítače, mobily nebo automobily, evidujete jednotlivé kusy. Každý kus má svůj identifikátor a může být přiřazen konkrétnímu člověku nebo středisku. U tohoto typu vybavení potřebujete zejména vědět, kdo jej má přiřazeno a jaké kusy jsou "volné", tedy nepřiřazené.
Postup
- V evidencích kde vedete přístroje a stroje (např. notebooky, nástroje, stroje, auta) vytvořte záznamy pro každý kus zařízení.
- Každý záznam bude obsahovat podrobné informace o stavu položky, přiřazené osobě, stavu a historii údržby.
- Nastavte datum obnovy nebo životnost zařízení
- Vydejte zařízení zaměstnanci: Který zaměstnanec používá nebo má přiřazené konkrétní zařízení. Zadejte datum vydání: Sledujte, kdy bylo zařízení vydáno zaměstnanci.
Výsledek a podklady pro řízení pracovního vybavení
- U zařízení i zaměstnance vidíte přehled vydaných zařízení: Pohled zobrazující všechna zařízení, která jsou aktuálně používána zaměstnanci.
- V reportu vidíte přehled dostupných zařízení: Pohled pro zařízení, která jsou na skladě, ale ještě nebyla vydána, takže vždy víte, co je k dispozici.
Jak řídit pracovní pomůcky, OOPP a další spotřební pracovní vybavení?
U pracovních pomůcek, jako jsou ochranné pomůcky nebo jiný spotřební materiál, evidujete počty vydaných kusů jednotlivých typů. V rámci Organizérů OOPP a dalšího spotřebního pracovního vybavení (např. OOPP, rukavice) máte záznamy pro typ nebo velikost zařízení. Každý záznam bude obsahovat podrobné informace o množství položky a přiřazených osobách. U takového typu vybavení potřebujete zejména vědět, kdo jej má přiřazeno a jaké kusy jsou "volné", tady nepřiřazené.
- Tento typ pracovního vybavení vydáváte na počet kusů daného typu
Postup
- V evidencích kde vedete pracovní pomůcky (např. notebooky, nástroje, stroje, auta) vytvořte záznamy pro každý typ pracovního vybavení (Například Helma velikost L).
- Každý záznam bude obsahovat podrobné informace o typu, disponibilním množství, přiřazených osobách a stavu
- Nastavte periodu obměny neboi expirace
- Vydejte zařízení zaměstnancům: Zadáte počet vydaných kusů zaměstnanci, ten má přiřazený typ a počet kusů. Zadejte datum vydání: Sledujte, kdy bylo zařízení vydáno zaměstnanci.
Výsledek a podklady pro řízení pracovního vybavení
- U zařízení i zaměstnance vidíte přehled vydaných zařízení: Pohled zobrazující všechna zařízení, která jsou aktuálně používána zaměstnanci.
- Přiřazený zaměstnanec: Sledujte, který zaměstnanec používá kolik kusů nebo má přiřazené množství zařízení.
- Datum vydání: Sledujte, kdy bylo vybavení vydáno zaměstnanci.
- V reportu vidíte přehled dostupných zařízení: Pohled pro zařízení, která jsou na skladě, ale ještě nebyla vydána, takže vždy víte, co je k dispozici.
- Plánovaná obnova: Sledujete budoucí potřeby na základě plánované spotřeby nebo obnovy.
- Přehled vydaných: Pohled zobrazující všechna zařízení, která jsou aktuálně používána zaměstnanci.
- Přehled dostupných zařízení: Pohled pro zařízení, která jsou na skladě, ale ještě nebyla vydána, takže vždy víte, co je k dispozici.
Jak plánovat nákup pracovního vybavení
Plánování obnovy nástrojů, strojů a vybavení
- Upozornění na údržbu notebooků: Když notebook dosáhne 2 let,
- Aptien vám připomene výměnu, dostanete upozornění na obnovu
Plánování spotřebních pracovních pomůcek a optimalizace zásob
- Na základě vydaného a dostupného množství a plánované obměny, můžete předpovědět, kdy bude potřeba objednat konkrétní položky. Aptien vám dá podklady pro plánování pracovního vybavení. Pro spotřební materiál, jako je OOPP, máte nastavení období obnovy a automatické připomínky pro výměny.
- Plány doplňování: Pro trvanlivé zařízení můžete vytvořit úkoly nebo upozornění, kdy je potřeba zařízení vyměnit nebo kdy bude potřeba další zařízení pro nového zaměstnance nebo projekt.
- Automatická upozornění: Nastavte automatická upozornění, když úrovně zásob dosáhnou určitého prahu, když je potřeba doplnit spotřební materiál nebo když je potřeba údržba.
- Upozornění na prahovou hodnotu pro OOPP: Když vaše zásoba obličejových masek klesne pod 100 jednotek, spustí se upozornění, které vám připomene objednat další.
- Reporty doplňování: Generujte reporty v Aptien, které ukazují aktuální úrovně zásob všech typů zařízení. To pomáhá identifikovat, zda máte nadbytek nebo nedostatek položek, jako je OOPP.
Příklad: Máte evidenci OOPP. V ní Pracovní obuv velikosti 42. Obuv má životnost 1 rok. Aptien bude sledovat použití a připomínat vám objednání náhrad na základě expirace.