Ordinace potřebuje pro svůj provoz mnohem více než jen zdravotnické přístroje. Máte vyšetřovací lehátka, pracovní židle, stoly, skříně, vozíky, schůdky, lednice a další vybavení. Nestačí ale pouze vědět, co ordinace vlastní. Je potřeba mít přehled také o tom, kde se vybavení nachází, v jakém je stavu a kdy je potřeba kontrola, údržba, oprava nebo výměna.
Minimální technické a věcné vybavení zdravotnických zařízení je dané zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, na který navazuje prováděcí Vyhláška č. 92/2012 Sb. Vybavení ordinace kontroluje kraj, hygiena, pojišťovny i SÚKL.
Co patří ze zákona do vybavení ordinace?
- Základní nábytek a kancelářské vybavení: Pracovní stůl pro lékaře, židle a počítač s připojením k internetu.
- Vybavení pro vyšetření: Vyšetřovací lehátko nebo vyšetřovací křeslo .
- Hygienické zázemí: Umyvadlo na mytí rukou a dřez na vymývání nástrojů (pokud není zajištěna sterilizace centrálně), tekuté mýdlo, dezinfekce a jednorázové ručníky.
- Chladicí zařízení: Zdravotnická chladnička (lednice) vybavená teploměrem pro uchovávání léčivých přípravků.
- Skříně a regály: Pro uchování léků a zdravotnických prostředků, které nemusí být v chladničce.
- Odpady: Nádoby na směsný odpad a speciální uzavíratelné nádoby na nebezpečný biologický odpad (např. použité jehly).
Co u vybavení ordinace evidovat?
Jednoduchá evidence by měla odpovědět na několik základních otázek.
1. Co máme?
U každé položky evidujte podle potřeby:
- název vybavení,
- typ,
- výrobce a model,
- inventární číslo,
- výrobní číslo.
2. Kde to máme?
Zaznamenejte:
- místnost,
- pracoviště,
- oddělení nebo pobočku.
U větší kliniky je přesné umístění důležité zejména proto, aby bylo možné vybavení rychle najít a zkontrolovat.
3. Kdo za to odpovídá?
Určete osobu, která odpovídá například za:
- stav vybavení,
- pravidelné kontroly,
- údržbu,
- objednání servisu nebo opravy.
Jasná odpovědnost pomáhá zabránit situaci, kdy se o závadu „má postarat někdo“.
4. Je vybavení bezpečné a funkční?
Podle typu vybavení může být potřeba sledovat:
- pravidelné kontroly,
- revize,
- údržbu,
- servis,
- závady,
- opravy.
Ne každé vybavení má stejný režim. Frekvence a způsob kontrol se řídí zejména typem zařízení, pokyny výrobce, způsobem používání, riziky na pracovišti a příslušnými požadavky.
5. Co bude potřeba udělat?
Nejdůležitější částí evidence je často další krok:
- další kontrola,
- plánovaná údržba,
- servis,
- oprava,
- výměna,
- vyřazení.
Evidence proto nemá být jen seznamem majetku. Měla by pomáhat řídit úkoly a termíny.
Jak často vybavení kontrolovat?
Neexistuje jeden univerzální interval pro všechno vybavení ordinace.
Četnost kontrol závisí například na:
- typu vybavení,
- pokynech výrobce,
- způsobu a intenzitě používání,
- rizicích na pracovišti,
- platných požadavcích,
- předchozích závadách nebo incidentech.
Pokud má konkrétní vybavení stanovený interval kontroly nebo údržby, je vhodné evidovat poslední provedení a následující termín.
Jakou dokumentaci k vybavení uchovávat?
Pro své potřeby i pro potřeby kontrol z úřadů je třeba, abyste k vybavení ordinace evidovali a dokládali následující:
- protokoly o kontrolách,
- servisní protokoly,
- záznamy o opravách,
- servisní smlouvy,
- návody výrobce,
- záruční dokumentaci,
- certifikáty a další související dokumenty.
Rozsah dokumentace se liší podle konkrétního vybavení a příslušných požadavků.
Co dělat, když se vybavení poškodí?
Jednoduchý proces může vypadat takto: Zjištění závady → označení vybavení mimo provoz → nahlášení odpovědné osobě → oprava/servis → záznam o opravě → návrat do provozu. U vybavení, které může představovat bezpečnostní riziko, je důležité zabránit jeho dalšímu používání do vyřešení problému.
Kdy vybavení vyměnit?
Vybavení není nutné měnit pouze proto, že je staré. O výměně je vhodné uvažovat například tehdy, když:
- už není bezpečné,
- často se porouchává,
- opravy jsou příliš nákladné,
- nejsou dostupné náhradní díly,
- výrobce již neposkytuje podporu,
- nevyhovuje současným potřebám ordinace,
- nové vybavení výrazně zlepší bezpečnost nebo efektivitu.
Jednoduchý checklist
U každého důležitého vybavení byste měli být schopni odpovědět:
- Co to je?
- Kde to je?
- Kdo za to odpovídá?
- Je to bezpečné a funkční?
- Kdy byla poslední kontrola nebo údržba?
- Kdy je další?
- Máme k tomu potřebnou dokumentaci?
- Je potřeba něco opravit nebo vyměnit?
Cílem není složitý systém
Malá ordinace nepotřebuje komplikovaný software. Stačí mít jedno místo s přehledem vybavení, odpovědností, termínů, kontrol, dokumentů a úkolů. Smyslem není pouze evidovat, co ordinace vlastní, ale zajistit, aby se nezapomnělo na kontrolu, údržbu, opravu, dokumentaci nebo včasnou výměnu.