Zápisy ze schůzek a jednání kolem stavby
Kolem stavby a stavebních zakázek probíhá mnoho jednání jak v obchodní fázi tak v průběhu realizace, které potřebujete mít zaznamenané. Jsou to jednání se zákazníkem projektu, s úřady, s dodavateli nebo interní jednání týmu stavby, jejichž závěry, rozhodnutí nebo úkoly je třeba zachytit formou zápisu, který budete později k dispozici a nemusíte si vše pamatovat. Je to spolehlivý podklad pro pozdější navazující aktivity nebo rozhodnutí.
Vedení zápisů z jednání a schůzek kolem stavby je snadné. V Aptien máte možnost zaznamenávat veškerá jednání, telefonáty, osobní nebo online schůzky nebo jiné projektové aktivity formou stručného zápisu. Každý zápis je automaticky připojený ke konkrétní stavbě a vidíte ho také v kalendáři. Je tak snadno dohledatelný. Nemusíte myslet na to, kam ho uložíte, systém to dělá za vás.
Jaké typy schůzek a jednání kolem stavby můžete zaznamenat
- Osobní schůzka nebo jednání přípravy nebo realizace stavby
- Telefonáty
- On-line schůzka, například v Teams nebo Google meet
- Odeslaný e-mail
- Cokoliv dalšího
Šablona, co by měl zápis z jednání kolem stavby obsahovat
- Typ aktivity - vyberte typ schůzky nebo jednání (osobní schůzka, telefonický hovor, osobní jednání, e-mail)
- Předmět - čeho se stručně aktivita týkala
- Od - Do - časové vymezení aktivity (nastavení data i času)
- Účastníci - zde zadáte účastníky schůzky nebo jednání
- S kým - v případě projektové aktivity s osobou mimo vaší firmu zadejte jeho jméno, nebo firmu
- Místo - zadejte místo, kde se aktivita konala
- Společnost - pokud se jednání týká konkrétní firmy, zákazníka, dodavatele nebo investora projektu, zadejte jméno firmy
- Zápis - sem sepište co bylo předmětem schůzky
- Závěr - sem doporučujeme vypíchnout významné závěry z jednání
- Úkoly - zadání úkolů vyplývajících z projektového jednání
Zápis je automaticky připojený ke stavbě a také u všech účastníků (u zaměstnance), "S kým" (u kontaktu) a u zákazníka "Společnost" (u firmy). Zápis je také vidět v kalendáři.
Nejlepší postupy pro vedení zápisů z jednání
- Připravte si agendu: Před schůzkou si stanovte témata, která budou diskutována, aby byla schůzka zaměřená.
- Buďte jasní a struční: Zaměřte se na zachycení klíčových bodů, rozhodnutí a úkolů.
- Přiřaďte odpovědnosti: Jasně zaznamenejte, kdo je za každý úkol zodpovědný a jaké jsou termíny.
- Distribuujte včas: Sdílejte zápis se všemi relevantními účastníky co nejdříve po schůzce.
Jak vám Aptien pomůže dále s řízením jednotlivých staveb
Pro každou jednotlivou stavbu můžete zadávat úkoly, zadávat zápisy z jednání a průběžně sledovat plnění projektových úkolů, evidovat dokumentaci stavby na jednom místě tak, aby byla přístupná všem, kdo se na stavbě podílí.