Zápisy ze schůzek a jednání kolem stavby
Kolem stavby probíhá mnoho jednání jak v obchodní fázi tak v průběhu realize, které potřebujete mít zaznamenané. Jsou to jednání se zákazníkem projektu, s úřady, s dodavateli nebo interní jednání týmu stavby, jejichž závěry, rozhodnutí nebo úkoly je třeba zachytit formou zápisu, který budete pozdeji k dispozici a nemusíte si vše pamatovat. Je to spolehlivý podklad pro pozdější navazující aktivity nebo rozhodnutí.
Vedení zápisů z jednání a schůzek kolem stavby je snadné. V Aptien máte možnost zaznamenávat veškerá jednání, telefonáty, osobní nebo online schůzky nebo jiné projektové aktivity formou stručného zápisu. Každý zápis je automaticky připojený ke konkrétní stavbě a vidíte ho také v kalendáři. Je tak snadno dohledatelný. Nemusíte myslet na to, kam ho uložíte, systém to dělá za vás.
Jaké typy schůzek a jednání kolem stavby můžete zaznamenat
- Osobní schůzka nebo jednání přípravy nebo realizace stavby
- Telefonáty
- On-line projektová schůzka
- Odeslaný e-mail
- Cokoliv dalšího
Šablona, co by měl zápis z jednání kolem stavby obsahovat
- Typ aktivity - vyberte typ schůzky nebo jednání (osobní schůzka, telefonický hovor, osobní jednání, e-mail)
- Předmět - čeho se stručně aktivita týkala
- Od - Do - časové vymezení aktivity (nastavení data i času)
- Účastníci - zde zadáte účastníky schůzky nebo jednání
- S kým - v případě projektové aktivity s osobou mimo vaší firmu zadejte jeho jméno, nebo firmu
- Místo - zadejte místo, kde se aktivita konala
- Společnost - pokud se jednání týká konkrétní firmy, zákazníka, dodavatele nebo investora projektu, zadejte jméno firmy
- Zápis - sem sepište co bylo předmětem schůzky
- Závěr - sem doporučujeme vypíchnout významné závěry z jednání
- Úkoly - zadání úkolů vyplývajících z projektového jednání
Zápis je automaticky připojený ke stavbě a také u všech účastníků (u zaměstnance), "S kým" (u kontaktu) a u zákazníka "Společnost" (u firmy). Zápis je také vidět v kalendáři.
Jak vám Aptien pomůže s řízením jednotlivých staveb
Pro každou jednotlivou stavbu můžete zadávat úkoly, zadávat zápisy z jednání a průběžně sledovat plnění projektových úkolů, evidovat dokumentaci stavby na jednom místě tak, aby byla přístupná všem, kdo se na stavbě podílí.
- Řízení práce a úkolů na stavbách
- Vedení zápisů z jednání kolem staveb
- Automatické hlídání milníků a termínů staveb
- Vedení stavební dokumentace
- Vedení fotodokumentace stavby
- Řízení dodavatelů stavby a sdílení dokumentů s nimi
- Hlášení požadavků a změn na stavbě: zde budete mít místo, kde budou všechny hlášení a požadavky, neztratíte v tom