Odchod zaměstnance: Jak odebrat přístupy a zabránit úniku dat?

Proč je odebrání přístupu zaměstnanců důležité

• Když zaměstnanec odejde, jeho účty mohou zůstat aktivní ještě dny či týdny. To představuje reálné riziko neoprávněného přístupu k firemním datům, údajům zákazníků a interním systémům — zvlášť pokud měl administrátorská práva nebo přístup k citlivým souborům.
• Toto riziko je dnes vyšší než kdy dříve, protože malé a střední firmy používají desítky cloudových a SaaS nástrojů. Bezpečné offboardingové procesy nejsou jen IT úkol — jsou součástí dobrého HR procesu a často požadované kvůli compliance a auditům.

Hlavních rizika neodebraných přístupů 

1. Neoprávněný přístup k firemním datům: bývalý zaměstnanec může dál číst e-maily, dokumenty, CRM, interní wiki, smlouvy nebo osobní údaje (GDPR).
2. Krádež nebo únik dat (data exfiltration): stačí si stáhnout databázi kontaktů, cenotvorbu, nabídky, know-how, zdrojové kódy nebo zákaznické informace.
3. Sabotáž / poškození systémů: s aktivními účty může někdo mazat soubory, měnit nastavení, vypnout služby, zničit historii nebo “potichu” udělat škodu.
4. Zneužití identity a podvodné jednání: pokud zůstane přístup do e-mailu / Teams / Slacku, může někdo psát “jménem firmy”, schvalovat věci nebo vylákat peníze (např. invoice fraud).
5. Auditní a compliance problém (včetně GDPR): firma nedokáže doložit, kdo měl přístup a kdy, a může porušit interní pravidla, ISO postupy nebo smluvní bezpečnostní požadavky zákazníků.

Hlavní sdělení: Každý účet a oprávnění zaměstnance je nutné odebrat nebo zneaktivnit — pokaždé, rychle a pro všechny.

Jak chránit firmu pomocí osvědčených postupů pro bezpečný offboarding

1. Veďte přehledný seznam všech uživatelských oprávnění, účtů a přístupů do systémů, které má zaměstnanec přidělené
2. Postupujte podle offboardingového checklistu, abyste zajistili zrušení všech přístupových práv a deprovisioning účtů
3. Nespoléhejte na paměť ani neformální kroky — udělejte z toho standardizovaný, zdokumentovaný postup
4. Odeberte přístupy do aplikací, resetujte sdílená hesla, deaktivujte tokeny/klíče a převeďte vlastnictví dat a licencí

Jak odebrat přístupy. krok za krokem

1. Začněte kompletním seznamem přístupů

• Vyjděte ze seznamu účtů, aplikací, oprávnění a zařízení přiřazených zaměstnanci.
• Zahrňte jak osobní účty, firemní účty, tak i sdílené přístupy (sdílené přihlášení, API klíče, tokeny).

2. Postupujte podle jednotného procesu (nespoléhejte na paměť)

• Používejte zdokumentovaný checklist pro offboarding.
• Určete vlastníka procesu (HR, office manažer nebo IT) a potvrďte splnění každého kroku.

3. Zrušte přístupy a zrušte nebo deaktivujte účty

• Odeberte přístupy do aplikací a systémů
• Deaktivujte nebo smažte účty (deprovisioning)
• Odeberte členství ve skupinách a administrátorské role
• Deaktivujte MFA zařízení a resetujte možnosti obnovy

4. Zajistěte sdílené přístupy a data

• Resetujte sdílená hesla
• Zakažte tokeny, API klíče a přístupové klíče
• Převeďte vlastnictví dokumentů, sdílených disků a licencí
• Přesměrujte nebo archivujte e-maily podle firemní směrnice

Osvědčené postupy pro malé a střední firmy: Jak zabezpečit offboarding zaměstnanců

Na jaké přístupy nesmíte zapomenout? Použijte tento seznam jako praktický, minimální seznam:

Hlavní účty zaměstnance 

• Firemní e‑mailový účet
• Správce hesel / SSO (pokud používáte)
• Cloudové úložiště souborů (Google Disk / OneDrive / SharePoint)
• Sdílené schránky, skupinové inboxy

Síť a vzdálený přístup

• VPN přístup
• Přihlašovací údaje k firemní Wi‑Fi
• Vzdálená plocha / VDI (pokud používáte)

Firemní aplikace a SaaS (podle toho, co používá)

• HR nebo personální systém, samoobsluha, intranet 
• Docházka systém pro výkazy práce a času
• Nástroje pro řízení práce a úkolů (například Aptien)
• Projektové řízení / tiketovací systém (helpdesk)
• Komunikační nástroje (například Slack, Teams)
• CRM nebo jiné obchodní nástroje
• Účetnictví a fakturace

Interní systémy a sdílené zdroje

• Interní aplikace a portály
• Sdílené složky a síťová úložiště
• Databáze / reportovací nástroje (pokud používáte)

Vysoce rizikové přístupy, které je nutné řešit obzvlášť pečlivě

• Administrátorské role (správce Google/M365, IT admin, finanční admin)
• API tokeny, přístupové klíče, servisní účty
• Sdílená hesla a „týmové přístupy“
• Hesla uložená v prohlížeči a klíčenky zařízení (pokud jsou firemní)

Rychlé „zlaté pravidlo“:

• Pokud se zaměstnanec stále dokáže přihlásit, nejste hotovi.