Archivovaná položka je vyřazená z evidence
Pokud záznam přestanete potřebovat v běžném životě, například konkrétní počítač, který vyřadíte, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Slouží k tomu archivace nebo také uzavření či vyřazení položky z evidence. Vyřazení položky tedy v žádném případě neznamená smazání, ale přesun dané položky do archivu tak, abyste mohli najít její historii, souvislosti a informace o ní.
Vyřazení záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete. Například když ukončíte zakázku, když odejde zaměstnanec, když ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač. Díky vyřazení - archivaci se můžete kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, ale z běžného seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí.
Vyřazením tedy položku jakoby "schováte", je ale stále dostupná v archivu.
Ukážeme si to na příkladu: odchází vám zaměstnanec, ale chcete si uchovat všechny jeho pracovní informace (jaký měl vydaný majetek, na jakých projektech pracoval), tak zaměstnance vyřadíte z evidence. Jen pozor v případě, že k zaměstnanci máte přivázaného uživatele. Po vyřazení zaměstnance z evidence se odstraní i jeho uživatelský účet.
Jak položku vyřadit
Položky vyřadíte z menu v průzkumníkovi pomocí funkce Uzavřít (vyřadit položku z evidence) z menu po kliknutí pravým tlačítkem myši na položku. Pokud nemáte oprávnění, požádejte vašeho administrátora o přidělení oprávnění (oprávnění Mazat). Jakmile je položka vyřazena, její název je přeškrtnutý a položka se nezobrazuje v přehledu položek.
Co se stane po vyřazení položky
Výsledkem je její přesun do archivu. Neuvidíte ji tedy mezi svými záznamy na první pohled. Pokud položka měla vazby, u těchto vazeb je ukončena jejich platnost ke dni vyřazení položky. Změnou časové platnosti vazeb i tyto vazby můžete aktivovat. V případě, že zaměstnanec opět nastoupí, vrátíte položku zpět do evidence s její kompletní historií.
Jak zobrazit vyřazené položky
Vyřazené položky můžete vidět pokud ve filtru zadáte "Zobrazit včetně vyřazených". Vyřazené položky jsou zobrazeny jako přeškrtnuté. Můžete je opět vrátit do aktivního stavu pomocí funkce Znovu zařadit.
Nastavení zrušíte kliknutím na křížek u textu "včetně vyřazených".
