Archivovaná položka je vyřazená z evidence
Když konkrétní záznam (položku) vyřadíte, vyřazená položka není při běžném zobrazení evidence viditelná. Vyřazené položky můžete zobrazit pomocí filtru. Vyřazení položky je vlastně archivace a je to vratný proces.
Pokud tedy zvolíte smazání položky (záznamu), dojde ke kompletnímu a úplnému smazání daného záznamu bez možnosti opětovného zařazení zpět do evidence.
Kdy použít vyřazení (archivaci) záznamu
- Vyřazení (archivaci) záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete.
- Například když ukončíte zakázku, odejde zaměstnanec, ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač.
- Díky vyřazení vám zůstane zachovaná historie a můžete se kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, nicméně ze seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí.
Proč je dobré používat archivaci?
- Málokterá věc ve firmě trvá věčně. Zaměstnanci odcházejí, zakázky se ukončují, počítače a mobilní telefony mají svoji omezenou životnost, smlouvy se ukončují. Podobně je to i se záznamy, které o těchto věcech vedete ve svých evidencích. Pokud tedy danou věc přestanete potřebovat v běžném životě, například když vyřadíte konkrétní počítač, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Vyřazením tedy položku "schováte" - zařadíte ji do archivu.
Jak archivovat položky?
- Jaký způsobem můžete položky archivovat se dozvíte v tomto článku.
Kdy použít smazání záznamu
- Smazání používejte pouze při výjimečných případech.
- Například když uděláte chybu nebo když něco založíte vícekrát.
- Možnost mazat záznamy patří k vysokým oprávněním a obvykle má tuto možnost pouze administrátor systému.
- Smazání položky je nevratné a může vám způsobit nefunkčnost.
- Vše co se smazanou položkou souvisí (zápisy, souvislosti, dokumenty a další informace) je také nevratně smazáno.