Jaký je rozdíl mezi smazáním a vyřazením položky

Datum poslední aktualizace: 09. 06. 2023
Pomohl Vám tento článek?
20 z celkových 23 článek pomohl.

Archivovaná položka je vyřazená z evidence

Když konkrétní záznam (položku) vyřadíte, vyřazená položka není při běžném zobrazení evidence viditelná. Vyřazené položky můžete zobrazit pomocí filtru. Vyřazení položky je vlastně archivace a je to vratný proces.

Pokud tedy zvolíte smazání položky (záznamu), dojde ke kompletnímu a úplnému smazání daného záznamu bez možnosti opětovného zařazení zpět do evidence.

archivovaná položka

Kdy použít vyřazení (archivaci) záznamu

  • Vyřazení (archivaci) záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete.
  • Například když ukončíte zakázku, odejde zaměstnanec, ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač.
  • Díky vyřazení vám zůstane zachovaná historie a můžete se kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, nicméně ze seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí.  

Proč je dobré používat archivaci?

  • Málokterá věc ve firmě trvá věčně. Zaměstnanci odcházejí, zakázky se ukončují, počítače a mobilní telefony mají svoji omezenou životnost, smlouvy se ukončují. Podobně je to i se záznamy, které o těchto věcech vedete ve svých evidencích. Pokud tedy danou věc přestanete potřebovat v běžném životě, například když vyřadíte konkrétní počítač, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Vyřazením tedy položku "schováte" - zařadíte ji do archivu.   

Jak archivovat položky?

Kdy použít smazání záznamu

  • Smazání používejte pouze při výjimečných případech.
  • Například když uděláte chybu nebo když něco založíte vícekrát.
  • Možnost mazat záznamy patří k vysokým oprávněním a obvykle má tuto možnost pouze administrátor systému. 
  • Smazání položky je nevratné a může vám způsobit nefunkčnost. 
  • Vše co se smazanou položkou souvisí (zápisy, souvislosti, dokumenty a další informace) je také nevratně smazáno.