Jaký je rozdíl mezi smazáním a vyřazením položky

Datum poslední aktualizace: 15. 07. 2022
Pomohl Vám tento článek?
16 z celkových 19 článek pomohl.

Archivovaná položka je vyřazená z evidence

Když konkrétní záznam (položku) vyřadíte, vyřazená položka není při běžném zobrazení evidence viditelná. Vyřazené položky můžete zobrazit pomocí filtru. Vyřazení položky je vlastně archivace a je to vratný proces.

Pokud tedy zvolíte smazání položky (záznamu), dojde ke kompletnímu a úplnému smazání daného záznamu bez možnosti opětovného zařazení zpět do evidence.

archivovaná položka

Kdy použít vyřazení (archivaci) záznamu

Vyřazení (archivaci) záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete. Například když ukončíte zakázku, odejde zaměstnanec, ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač. Díky vyřazení vám zůstane zachovaná historie a můžete se kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, nicméně ze seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí.  

Proč je dobré používat archivaci?

Málokterá věc ve firmě trvá věčně. Zaměstnanci odcházejí, zakázky se ukončují, počítače a mobilní telefony mají svoji omezenou životnost, smlouvy se ukončují. Podobně je to i se záznamy, které o těchto věcech vedete ve svých evidencích. Pokud tedy danou věc přestanete potřebovat v běžném životě, například když vyřadíte konkrétní počítač, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Vyřazením tedy položku "schováte" - zařadíte ji do archivu.   

Jak archivovat položky?

Jaký způsobem můžete položky archivovat se dozvíte v tomto článku.

Kdy použít smazání záznamu

Smazání používejte pouze při výjimečných případech. Například když uděláte chybu nebo když něco založíte vícekrát. Možnost mazat záznamy patří k vysokým oprávněním a obvykle má tuto možnost pouze administrátor systému. Smazání položky je nevratné a může vám způsobit nefunkčnost. Vše co se smazanou položkou souvisí (zápisy, souvislosti, dokumenty a další informace) je také nevratně smazáno.