Jaký je rozdíl mezi smazáním a vyřazením položky

Datum poslední aktualizace: 17. 05. 2021
Pomohl Vám tento článek?
13 z celkových 16 článek pomohl.

Archivovaná položka je vyřazená z evidence

Když konkrétní záznam (položku) vyřadíte, vyřazená položka není při běžném zobrazení evidence viditelná. Vyřazené položky můžete zobrazit pomocí filtru. Vyřazení položky je vlastně archivace a je to vratný proces.

Pokud tedy zvolíte smazání položky, dojde ke kompletnímu a úplnému smazání daného záznamu bez možnosti opětovného zařazení zpět do evidence.

archivovaná položka

Kdy použít vyřazení záznamu

Vyřazení (archivaci) záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete. Například když ukončíte zakázku, odejde zaměstnanec, ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač. Díky vyřazení - archivaci se můžete kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, ale z běžného seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí. 

Proč je dobré používat archivaci

Málokterá věc ve firmě trvá věčně. Zaměstnanci odcházejí, zakázky se ukončují, počítače a mobilní telefony mají svoji omezenou životnost, smlouvy se ukončují. Podobně je to i se záznamy, které o těchto věcech vedete ve svých evidencích. Pokud záznam přestanete potřebovat v běžném životě, například konkrétní počítač, který vyřadíte, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Slouží k tomu archivace nebo také uzavření či vyřazení položky z evidence. 

Vyřazením tedy položku "schováte". 

Kdy použít smazání záznamu

Smazání používejte pouze při výjimečných případech. Například když uděláte chybu nebo když něco založíte vícekrát. Možnost mazat záznamy patří k vysokým oprávněním a obvykle má tuto možnost pouze administrátor systému.

Smazání položky je nevratné. Vše co se smazanou položkou souvisí (zápisy, souvislosti, dokumenty a další informace) je také nevratně smazáno.