Elektronický podpis je digitální forma klasického podpisu, která může mít různé úrovně bezpečnosti a ověřitelnosti.
- Základní prostý elektronický podpis může být jen formou zaškrtnutí políčka souhlasu, zadáním jména do pole ve formuláři nebo připojením pouhého obrázku podpisu.
- Vyšší formy elektronického podpisu využívají certifikáty a šifrování k zajištění pravosti podepisující osoby nebo dokonce neporušenosti podepsaného dokumentu.
- Kvalifikovaný elektronický podpis (takzvaný digitální, zaručený) je rovnocenný vlastnoručnímu podpisu v právní platnosti a má vyšší důvěru díky certifikační autoritě, která podepisující osobu ověřuje.
Jaké existují typy elektronických podpisů?
1. Jednoduchý elektronický podpis formou zakliknutí souhlasu
- Příklad: zaškrtnutí „Souhlasím“, zmáčknutí tlačítka "Potvrzuji", napsané jméno v e-mailu nebo vložený obrázek podpisu v PDF.
- Je typicky spojený s nějakým uživatelem (systému, e-shopu a podobně), který souhlas provede
- Potvrzuje, že uživatel projevil souhlas.
- Vhodný pro: interní potvrzení (školení, převzetí vybavení), méně důležité dokumenty.
2. Pokročilý elektronický podpis
- Příklad: podpis přes DocuSign, potvrzení přes SMS nebo ověřovací aplikaci.
- Propojí podpis s konkrétní osobou a zajistí, že dokument se po podpisu nezmění.
- Vhodné pro: pracovní smlouvy, obchodní smlouvy, objednávky.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)
- Digitální certifikát vydaný akreditovanou autoritou, splňuje nejvyšší standardy (v EU dle eIDAS).
- Co umí: má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis na papíře.
- Vhodné pro: úřední dokumenty, právně významné smlouvy, komunikaci se státem.
Rozdíl je tedy v tom, že obyčejný podpis spoléhá jen na projev vůle. Pokročilý a kvalifikovaný podpis již využívají digitální (kryptografický) podpis, který garantuje neměnnost podepsaného dokumentu.
Kde a k čemu firmy využívají nejčastěji elektronický podpis?
Elektronický podpis (e-podpis) je způsob, jak nahradit ruční podpis na papíře v digitálním světě. Jeho hlavním cílem je potvrdit souhlas nebo převzetí odpovědnosti u elektronického dokumentu. Firmy používají elektronické podpisy ke snížení papírování, byrokracie a zrychlení svých procesů.
Zde jsou nejčastější příklady z praxe, kde podle našich zkušeností firmy využívají elektronické podpisy.
- Interní potvrzení – zaměstnanec potvrdí, že se seznámil s postupem nebo prošel školením.
- Workflow a schvalování - Schvalování faktur, schvalování žádostí zaměstnanců
- Smlouvy se zákazníky a partnery – rychlejší než papír, obě strany mohou podepsat odkudkoli.
- Personalistika pracovní smlouvy - podpisy pracovních smluv
- Obchodní smlouvy - podepsání smluv se zákazníky nebo partnery
- Odsouhlasení obchodních podmínek - zaškrtnutí souhlasu jako elektronický podpis
- Potvrzení o proškolení zaměstnance
- Předávací protokoly – převzetí notebooku, telefonu, auta nebo klíčů.
Jaké jsou výhody využití elektronických podpisů ve firmách?
- Méně papíru a administrativy – konec tisknutí a skenování.
- Rychlost – podpis odkudkoli, i z mobilu.
- Bezpečnost – u pokročilých podpisů dokument nelze změnit bez zneplatnění podpisu.
- Dohledatelnost – jasně vidíte, kdo, kdy a jak podepsal.
Shrnutí elektronických podpisů
Elektronický podpis je digitální forma klasického podpisu.
Rozdíl mezi různými druhy a úrovněmi elektronických podpisů
- Pozor: elektronické podpisy mají různé úrovně jistoty.
- Od obyčejného „kliknutí na tlačítko“ až po sofistikované podpisy, které právně i technicky zaručí, že dokument podepsala konkrétní osoba a že se nezměnil.
- Praxe je rozdílná v Evropě a v USA.
Rozdíl elektronických podpisů mezi USA a Evropou
- Evropa (EU): eIDAS jasně rozlišuje tři úrovně podpisů. Kvalifikovaný digitální podpis je ekvivalent ručního podpisu.
- USA: zákon ESIGN uznává všechny e-podpisy, pokud je jasný úmysl podepsat. Technické úrovně nerozlišuje, rozhoduje obchodní praxe (např. DocuSign, Adobe Sign).