Jak při auditu prokázat kompetenci zaměstnanců? (Návod pro SMBs)
Pokud chcete při ISO auditu nebo státní kontrole úspěšně prokázat kvalifikaci a kompetenci svých zaměstnanců, obecná tvrzení auditorovi stačit nebudou. Normy (např. ISO 9001, článek 7.2) striktně vyžadují takzvaný objektivní důkaz. Auditoři a kontroloři se v praxi zaměřují na následující oblasti, pro které musíte mít připravené konkrétní záznamy:
- Vzdělání (Education): Diplomy, maturitní vysvědčení nebo výuční listy potvrzující formální kvalifikaci.
- Školení (Training): Certifikáty z kurzů, prezenční listiny z interních školení a záznamy o zaškolení (onboarding).
- Zkušenosti (Experience): Strukturované životopisy (CV) a přehled předchozí praxe relevantní pro danou pracovní pozici.
- Schopnosti (Skills): Pravidelné hodnocení výkonu a praktických dovedností zaměstnance.
Prokázání pomocí karty zaměstnance
- Nejjednodušším způsobem, jak kontrolám ukázat, že máte proces pod kontrolou, je přehled kompetencí na kartě zaměstnance
- Na kartě vedete informace o jeho vzdělání, školení, zkušenostech, certifikátech nebo schopnostech
- U každého zaměstnance pak graficky nebo číselně (např. 1 až 4) vyjádříte aktuální úroveň jeho dovedností.
- Vedením těchto záznamů prokážete auditorovi, že takové záznamy vedete, víte, kdo co umí a kde jsou mezery
Prokázání pomocí matice kompetencí (Skills Matrix)
- Další způsobem je matice kompetencí (skills matrix).
- Jedná se o přehlednou tabulku, kde v řádcích máte jména zaměstnanců a ve sloupcích požadavky na danou pracovní pozici (např. ovládání konkrétního stroje, znalost interní směrnice, certifikát na vysokozdvižný vozík).