Tento článek je určený pro manažery projektů a zakázek, kteří potřebují zadávat práci, úkoly, dávat pracovní pokyny a pracovní příkazy. Jde o pracovní příkazy a pokyny, které vyžadují formální dokumentaci, například
- Úkoly na stavbě (např. úkoly pro subdodavatele),
- Instalační úkony montáže (např. objednávka na instalaci nového strojního zařízení, pokyn k uvedení do provozu).
Zadání pracovního příkazu na zakázce
K vytváření pracovních příkazů na vašich zakázkách využijte evidenci zakázek a v ní pak funkce pro správu úkolů. Níže je podrobný návod, jak nastavíte a jak budete řídit práci na projektech.
Jak vytvořit pracovní příkaz na zakázce
- Vyberte evidenci Zakázek
- Vyberte konkrétní zakázku: Vyberte zakázku, pro kterou chcete vytvořit pracovní příkaz. Aptien automaticky načte všechny související informace.
- Přejděte na záložku „Úkoly“
- Klikněte na „Vytvořit nový úkol“ pomocí úkolu vytvoříte pracovní příkaz
Zadání pracovního příkazu
- Odpovědný: Vyberte technika, dělníka nebo dodavatele, který bude pracovní úkon provádět. Pokud je to externí dodavatel, přidejte jej.
- Název úkolu: Zadejte jasný název pracovního příkazu, např. „Úprava povrchu“, „Příprava projektové dokumentace“, „Kontrola jeřábu“. Jelikož je úkol automaticky propojen s konkrétní zakázkou, není nutné do názvu zahrnovat jeho označení.
- Popis úkolu: Uveďte podrobný úkoly nebo úkonu. Specifikujte potřebné materiály, nebo nástroje.
- Termín dokončení: Nastavte datum, do kdy má být pracovní příkaz splněn, aby byl úkol proveden včas.
Sledování realizace pracovního příkazu
- Aktualizace stavu: Jakmile je pracovní příkaz vytvořen, sledujte jeho průběh v reálném čase. Vidíte rozpracovanost, fotodokumentaci i komentáře
- Kontrolní seznamy (již brzy): Můžete vytvořit kontrolní seznamy pro konkrétní kroky
- Přílohy: Přidejte fotografie, videa nebo dokumenty k zachycení stavu stavby před a po, nebo zprávy o stavu
- Skupinový chat: Použijte skupinový chat k přesným instrukcím nebo jiným informacím, zpětné vazbě nebo poznámkám.
- Automatická oznámení: Aptien může posílat oznámení členům tohoto úkolu, nebo když je pracovní příkaz uzavřen
Kontrola výsledku a schválení dokončení práce
- Ověření dokončení: Po dokončení úkolu ověřte, že úkol je splněný podle očekávání a v souladu se zadáním.
- Zpětná vazba a poznámky: Lidé mohou přidávat zpětnou vazbu, poznámky nebo doporučení pro budoucí údržbu.
Uzavření a archivace pracovního příkazu
- Konečné schválení: Jakmile je práce dokončena a ověřena, uzavřete pracovní příkaz v systému.
- Můžete archivovat podrobnosti pro budoucí použití, včetně odpracovaných hodin, použitých dílů a popisu úkolu.
Využitím těchto funkcí v Aptienu můžete zjednodušit vytváření, sledování a dokončování pracovních příkazů kolem vašich zakázek a projektů. To pomáhá snižovat prostoje, zajišťovat odpovědnost a zlepšovat řízení práce na zakázkách ve vaší firmě.