Co je záznam práce na zakázce nebo projektu
Záznam práce je písemný záznam o tom, co bylo na projektu uděláno, kdy, kým. Slouží typicky k:
- k internímu sledování postupu prací
- jako podklad k fakturaci
- pro doložení provedených činností zákazníkovi
- pro evidenci v rámci záruk, revizí nebo compliance
- vyplňuje jej člen týmu, který práci vykonal (technik, servisní pracovník, projektový specialista).
Jaký je rozdíl oproti zápisu ze schůzky?
- Zápis ze schůzky (Meeting Minutes) slouží k zaznamenání diskusí, rozhodnutí a úkolů z porad.
- Záznam práce (Work Log) dokumentuje konkrétní provedené činnosti – neobsahuje diskusi, ale popis, kdy a jak byla práce provedena.
Kdy záznam práce použít?
- Po dokončení konkrétní činnosti nebo úkolu na projektu
- Po servisním zásahu nebo údržbě
- Po instalaci, opravě nebo dodávce materiálu
- Při zápisu práce na zakázce v terénu (např. stavebnictví, IT servis, facility management)
Jak vytvořit záznam práce v Aptien?
- Otevřete zakázku v Aptienu, do kterého chcete záznam přidat.
- Klikněte na záložku „Zápisy“, klikněte na "+Přidat zápis"
- Vyberte typ práce a zadejte co jste na zakázce dělali
- Popište provedenou práci – co bylo uděláno, jaký byl výsledek.
- Doplňte čas strávený na úkolu (od-do)
- Přidejte přílohy – fotografie, dokumenty, potvrzení od zákazníka.
- Uložte záznam a případně jej odešlete klientovi ke schválení.
TIP: Upravte si šablony pro záznamy podle typu práce, který na svých zakázkách děláte (například instalace, montáž, a podobně)
Záznamy práce na zakázce můžete použít jako podklady pro fakturaci
- Záznamy práce jsou automaticky propojené s danou zakázkou nebo projektem
- Máte snadné filtrování a export záznamů práce nebo schůzek pro konkrétní zakázku.
- Veškerá zaznamenaná práce a aktivity je vidět v kalendáři zakázky i v kalendáři pracovníka
- Záznam aktivit také vidíte v timesheetu, který můžete uložit do excelu a použít jako podklad pro fakturaci
Osvědčené postupy
- Buďte konkrétní – napište přesně, co bylo provedeno, aby bylo jasné, za co je účtováno.
- Zaznamenávejte práci ihned po jejím dokončení – zvýšíte přesnost a předejdete zapomenutí detailů.
- Uvádějte materiály a součástky – pro transparentní fakturaci.
- Používejte schválení klientem – chrání před spory při fakturaci.
Jak usnadní Aptien řízení zakázek
- Vytvořit si checklist pro přípravu zakázky
- Řízení úkolů a práce na zakázce: Ke každé zakázce lze rovnou zadávat a sledovat úkoly. Úkoly jsou automaticky propojené s lidmi i zakázkou. Notifikace a připomínky hlídají, aby se na nic nezapomnělo.
- Řídit subdodavatele zakázky
- Dokumentace, smlouvy a faktury: Smlouvy, objednávky, faktury nebo výkresy se ukládají přímo k zakázce. Všechna dokumentace je přístupná na jednom místě – žádné hledání v e-mailech nebo složkách.
- Dělat fotodokumentaci zakázky
- Náklady a rozpočet: Sledování nákladů umožňuje evidovat a kontrolovat rozpočty zakázky. Přehled o skutečných výdajích vs. plánovaném rozpočtu zakázky.
- Automaticky vytvářet předávací protokoly k zakázce
- Vést záznamy z jednání kolem zakázky
- Podpora v terénu: Mobilní aplikace umožňuje technikům a pracovníkům v terénu plnit úkoly, přidávat fotky a aktualizovat data k zakázce přímo z mobilu.