Jak potvrzovat školení nebo kvalifikaci zaměstnanců bez papírování
Garantovat prokazatelné proškolení zaměstnanců je pro firmu zásadní z pohledu legislativy (BOZP, PO) i interní kvality. Zde jsou popsané různé způsoby, jakými vzniká digitální stopa potvrzených školení nebo kvalifikace zaměstnanců. Každá situace vyžaduje jiný přístup – někdy potvrzuje zaměstnanec sám, jindy to za něj potvrzuje manažer nebo personalista.
1. Samopotvrzení zaměstnancem (Směrnice, pracovní postupy, e-learning)
- Tento způsob využijete například při potvrzení přečtení směrnic, pracovních postupů nebo online školení.
- Je to vhodné kdekoliv zaměstnanec využije samostudium
- Potvrzení dělá sám zaměstnanec ve své osobní stránce (v samoobsluze)
- Postup: Zaměstnanec obdrží upozornění na potvrzení dokumentu (např. Školení řidičů referentů). Přímo v aplikaci si prostuduje přiložené materiály nebo odkaz na kurz. Po dokončení klikne na tlačítko „Potvrdit přečtení a splnění“.
- Auditní stopa: Systém automaticky zaznamená přesné časové razítko a digitální identitu pracovníka.
2. Potvrzení jednotlivého školení manažerem
- Využijete v situaci, pokud zaměstnanec absolvuje externí kurz nebo jinou vzdělávací aktivitu (např. svářečský průkaz, jazykový certifikát, odborná konference).
- Potvrzení dělá manažer na základě splněných úkolů nebo potvrzení, které pošle, nahraje nebo přinese zaměstnanec
- Postup: Zaměstnanec přinese certifikát nebo potvrzení o absolvování školení. HR manažer otevře aktivitu na kartě zaměstnance, přejde na "Plány aktivit" a klikne na „Potvrdit“ a přes mobilní telefon nebo webovou kameru vyfotí/nahraje certifikát jako přílohu.
- Výsledek: Systém automaticky zaznamená přesné časové razítko potvrzení. Dokument je bezpečně uložen v digitální kartě zaměstnance.
- Podívejte se na návod, jak manažer potvrdí jednotlivé školení
3. Hromadné potvrzení manažerem nebo lektorem (společnou prezenční listinou)
- Perfektní řešení pro situace, kdy interní nebo externí lektor odškolí skupinu zaměstnanců najednou (např. roční BOZP na dílně).
- Postup: Manažer, lektor nebo personalista otevře v Aptienu "Reporty", vybere vzdělávací aktivitu a vybere pracovníky pro které chce vše potvrdit. Nahraje prezenční listinuplán aktivit daného kurzu. Místo klikání na každého člověka zvlášť označí hromadným výběrem všech 15 zúčastněných a zvolí funkci Hromadné potvrzení.
- Výsledek: Systém automaticky nahraje prezenční listinu všem vybraným pracovníkům. Dokument je bezpečně uložen v digitální kartě zaměstnance.
- Efektivita: Úspora času v řádu desítek minut na jedno školení.
- Podívejte se, jak manažer hromadně potvrdí školení