Co je digitální auditní stopa?
Digitální auditní stopa je neovlivnitelná historie všech aktivit a změn v systému. Umožňuje přesně doložit, kdo konkrétní akci provedl, kdy k ní došlo a co přesně se změnilo. Slouží jako klíčový nástroj pro interní kontrolu, bezpečnost a splnění požadavků norem. Je to automatický, chronologický a neměnný záznam, který zaznamená:
- KDO akci provedl (identita uživatele).
- KDY ji provedl (přesné časové razítko).
- CO se změnilo (původní vs. nová hodnota).
- KDE ke změně došlo (konkrétní karta, dokument nebo úkol).
Digitální auditní stopa pomáhá prokazovat shodu s ISO a legislativou
- Digitální auditní stopa (Audit Trail) v systému Aptien slouží jako nezpochybnitelný důkaz o každé aktivitě a změně v systému.
- Vniká automaticky na pozadí práce uživatelů
- Je klíčovým důkazem o aktivitách uživatelů
- Slouží jako důkaz pro manažery kvality (QMS) a IT bezpečnost při interních i externích auditech (např. ISO 9001, ISO 27001, NIS2).
Jak auditní stopa v Aptienu funguje
- Záznam akcí: Každý záznam a aktivita uživatelů má svou historii. Systém zaznamenává přihlášení uživatelů, editace, schvalování, mazání záznamů i změny v přístupových právech.
- Nulová manipulovatelnost: Záznamy v auditní stopě jsou trvalé a nelze je zpětně smazat ani upravit, což zaručuje jejich průkaznost pro auditory.
Kde všude se uplatňuje
- Dohledatelnost majetku a směrnic: Využívá se pro schvalování směrnic, interních auditů, kdy se účty mažou pouze „softwarově“ (deaktivují se), aby zůstala zachována historie.
- Správa dokumentů a směrnic: Využívá se pro potvrzování seznámení zaměstnanců se směrnicemi i při odchodu zaměstnanců,
- Provoz a HR: Zaznamenává změny v majetku, IT zařízeních, objednávkách nebo absolvování školení a certifikací.
- Základní shoda (Compliance): Umožňuje doložit shodu s předpisy pro interní a externí audity, například souhlas zaměstnance se směrnicí nebo pracovním postupem
Praktické využití při kontrolách a auditech
Při příchodu auditora nemusíte složitě dohledávat papírové šanony. V nápovědě a systému Aptien využijete auditní stopu v těchto situacích:
- Prokazování seznámení se směrnicemi: Okamžitý export historie potvrzení, že zaměstnanec prokazatelně četl novou směrnici.
- Historie řízení neshod a rizik: Auditorovi ukážete celý životní cyklus neshody od jejího nahlášení až po schválení nápravného opatření.
- Kontrola oprávnění a přístupů: Doklad o tom, kdo má přístup k citlivým datům a kdy byla práva naposledy změněna.
Často kladené otázky (FAQ)
Může uživatel nebo správce auditní stopu smazat?
- Ne. Záznamy o historii změn jsou systémové a z bezpečnostních důvodů je nelze zpětně upravovat ani mazat. To zaručuje jejich plnou objektivitu pro auditory.
Jak exportovat auditní stopu pro externího auditora?
- U každé karty, dokumentu či úkolu můžete historii změn vyexportovat do přehledného formátu (PDF/Excel), který rovnou předložíte jako přílohu k auditu.