Kontrolní seznam pro vrácení firemního majetku při offboardingu
Při odchodu zaměstnance je potřeba převzít firemní majetek jednotným a řádně zdokumentovaným postupem. Jasný kontrolní seznam pomáhá předejít opomenutím, snižuje náklady na náhrady a chrání firmu. Mezi nejrizikovější položky patří klíče, přístupové karty/ID, notebooky, mobilní telefony, platební karty a přístupové tokeny/čipy.
Ve většině malých a středních firem tento seznam spravuje HR, Office/Back Office nebo IT—podle velikosti a obsazení týmu—a ideálně by měl být dokončen před posledním pracovním dnem zaměstnance.
Co obvykle obsahuje checklist pro vrácení firemního majetku
Začněte přehledným seznamem toho, co zaměstnanec převzal. Tento seznam obvykle zahrnuje Minimální položky checklistu :
- Notebook / stolní počítač, monitory, dokovací stanice
- Telefon / tablet, SIM karta
- Headset / sluchátka, příslušenství, nabíječky, kabely
- Klíče, přístupová karta, identifikační průkaz, čip
- Firemní platební karta, cestovní karta
- Pracovní oděvy, nářadí, ochranné pomůcky (dle potřeby)
- Specializované vybavení (např. testovací zařízení, kalibrační nástroje)
Tip: Uveďte sériová čísla u hodnotnějších aktiv (notebooky, telefony, nástroje).
Co by firmy měly mít minimálně nastaveno
- Jasné pokyny k vrácení věcí: Kam se věci vrací (kancelář, recepce, IT podpora), kdy, kdo je přebírá (HR/Office/IT), co dělat u vzdálených zaměstnanců (předplacený štítek na zásilku, pokyny k zabalení)
- Kontrola stavu věcí (rychlá prohlídka, aby se předešlo sporům): Funkčnost, viditelné poškození nebo chybějící příslušenství, poznámky a fotodokumentace podle potřeby
- Potvrzení a důkaz o vrácení: Dobrý checklist zahrnuje doložené potvrzení, například podpis zaměstnance nebo písemné potvrzení, že věci byly vráceny
- Data a přístupy k systémům: Potvrdit odebrání přístupů zaměstnance a odhlášení osobních účtů
Jednoduché pravidlo
- Pokud věc patří firmě a umožňuje práci nebo přístup, musí být vrácena — a potvrzeno písemně.