Aptien Policies

Prohlášení o odpovědném a transparentním využívání AI 

V Aptienu pomáháme firmám s řízením práce, zaměstnanců i pracovního vybavení nebo se správou firemních směrnic a dalších dokumentů. Integrace prvků umělé inteligence (dále jen „Funkce AI“) slouží k usnadnění práce našich uživatelů. Naším základním principem je odpovědnost, bezpečnost dat a plný soulad s evropskou legislativou (AI Act a GDPR).

Toto prohlášení popisuje, jak Funkce AI v platformě Aptien.com fungují, jak chráníme vaše data a jak plníme standardy transparentnosti a doplňuje Všeobecné obchodní podmínky, Politiku bezpečnosti a Politiku ochrany soukromí.

I. Základní pilíře bezpečnosti AI v Aptienu

Jako poskytovatel platformy si uvědomujeme důležitost bezpečnosti a soukromí vás i vašich dat, a proto má pro nás prvořadý význam je chránit. Při provozu Funkcí AI striktně dodržujeme následující pravidla:

  1. Privátní režim modelů: Všechny AI moduly využívají velké jazykové modely (LLM) v tzv. uzavřeném / privátním módu (Enterprise API). Vaše dotazy (prompty) a dokumenty nikdy neodcházejí do veřejných verzí AI nástrojů.
  2. Úplný zákaz trénování na datech zákazníků: Žádná data (texty, směrnice, osobní údaje zaměstnanců), která do Aptienu vložíte nebo která AI vygeneruje, nejsou a nikdy nebudou použita k trénování nebo zlepšování obecných AI modelů třetích stran. Data slouží výhradně pro vás a v rámci vaší instance aplikace.
  3. Konzistentní a izolované odpovědi: Data vložená v rámci jedné firmy jsou přísně oddělena (Single-tenant izolace). AI odpovídá vašim zaměstnancům pouze na základě vašich dat, ke kterým mají v Aptienu legitimní přístup, a tyto informace se nikdy nepromítnou do prostředí jiného zákazníka.

II. Kde se data zpracovávají? (Geografická lokalizace)

Plně respektujeme evropské regulatorní požadavky na suverenitu dat:

  1. Funkce AI provozujeme výhradně na serverech umístěných na území Evropské unie (EU).
  2. Spolupracujeme s poskytovateli infrastruktur, kteří garantují zero-retention politiku (data jsou po zpracování požadavku okamžitě smazána z mezipaměti a neukládají se).

III. Transparentnost a lidský dohled (Soulad s AI Actem)

V souladu s Článkem 50 Aktu o AI (povinnost transparentnosti) dbáme na to, aby uživatelé vždy přesně věděli, kdy pracují s umělou inteligencí:

  1. Jasné označení v aplikaci: Každá funkce, která generuje text, sumarizuje zápisy nebo našeptává úkoly pomocí AI, je v uživatelském rozhraní Aptienu viditelně označena (ikonou Aptíka , jiskry nebo štítkem „Generováno AI“).
  2. Zákaz plně automatizovaného rozhodování: Naše AI slouží jako asistent vašim uživatelům. Žádné výstupy AI v HR ani jiných modulech neprovádějí automatické právní kroky bez kontroly člověkem. Finální schválení a kontrola věcné správnosti je vždy na odpovědném zaměstnanci zákazníka

IV. Jaká data AI zpracovává a vazba na GDPR

Pokud Funkce AI v Aptienu používáte, může docházet ke zpracování textového obsahu, který do systému vložíte.

  1. Osobní údaje: Pokud prompt nebo dokument obsahuje osobní údaje, nakládáme s nimi v přísném souladu s naší Politikou ochrany soukromí a Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA).
  2. Řízení přístupu: AI respektuje oprávnění rolí nastavená v Aptienu. Zaměstnanec se skrze AI nedostane k informacím či dokumentům, ke kterým nemá standardní uživatelské oprávnění.

V. Možnost vypnutí (Opt-out)

Využívání AI funkcí je pro zákazníky Aptienu zcela dobrovolné. Pokud si jako organizace nepřejete Funkce AI využívat, administrátor vašeho systému je může v nastavení platformy zcela deaktivovat pro celou firmu.

VI. Definice

Ve smyslu tohoto prohlášení jsou pojmy definovány takto:

  1. "Klient", "Zákazník" nebo "Vy" je entita, která odsouhlasila obchodní podmínky a využívá našich služeb. Vy rozhodujete o právech uživatelů a jste odpovědný za jejich chování.
  2. "Uživatel" je konkrétní osoba, která používá Zákaznický účet jako konkrétní uživatel platformy, produktů nebo služeb.