Odbornou způsobilost zaměstnanců prokážete doložením dosaženého vzdělání (výuční list, maturitní vysvědčení, diplom), praxe v oboru či osvědčením o složení předepsané zkoušky (např. svářečský průkaz, profesní kvalifikace podle Národní soustavy kvalifikací). Vždy záleží na konkrétním typu vykonávané práce a požadavcích legislativy.
Aptien uchovává digitální stopu a jasný auditní přehled o každém zaměstnanci, namísto hledání v papírech.
V Aptienu prokážete shodu s předpisy (compliance) během minuty: na kartě zaměstnance vygenerujete kompletní report, který obsahuje historii jeho školení, časová razítka přečtení směrnic i platné skeny certifikátů.
Jak prokázat splnění povinných školení? (Training Records / Courses)
Při kontrole musíte dokázat, že zaměstnanec prošel povinným školením (BOZP, PO, specifické technické školení).
Kde v Aptienu najdete splnění povinných školení?
- Předěte na evidenci Zaměstnanci (Employees)
- Vyberte kartu konkrétního pracovníka
- Předjěte na záložku "Plány aktivit" pod záložkou Školení / Kurzy (případně navázané přes firemní aktivity).
- Vyberte konkrétní školení
Co se tím prokazuje: Historie absolvovaných kurzů. Systém u každého školení eviduje datum konání, jméno školitele a osnovu. Pro kontrolu stačí vyexportovat přehled absolvovaných školení daného zaměstnance.
Jak prokázat potvrzení přečtení směrnic (Policy Acknowledgement / Read & Sign)
Státní kontrolu často zajímá, zda byl zaměstnanec prokazatelně seznámen s interními předpisy (např. vnitřní řád, pracovní postupy, GDPR, etický kodex).
Kde to v Aptienu najdete v personalistice
- Předěte na evidenci Zaměstnanci (Employees)
- Vyberte kartu konkrétního pracovníka
- Přejděte na záložku "Seznámení s dokumenty" (TBD)
- Vyberte konkrétní školení
Kde to v Aptienu najdete ve správě směrnic
- Předěte na Správu směrnic
- Vyberte distribuční seznam požadované směrnice, pracovního postupu nebo návodu
- na třech tečkách najdete seznam potvrzení
Kde to v Aptienu najdou: V modulu Směrnice a dokumenty (Policies / Documents) nebo přímo na kartě zaměstnance v sekci
Co se tím prokazuje: Aptien využívá funkci digitálního potvrzení („Přečetl jsem a rozumím“). Kontrole ukážete detail směrnice, kde je vidět jmenný seznam zaměstnanců s přesným časovým razítkem (timestamp), kdy kliknutím potvrdili seznámení. To slouží jako digitální podpis a nezpochybnitelný důkaz pro auditory.
Jak prokázat Certifikáty s jejich platností (Certifications & Expiration Tracking)
U profesí, které vyžadují oficiální průkazy (řidiči, svářeči, elektrikáři, projektoví manažeři), musíte dokázat, že jejich oprávnění je aktuálně platné.
Kde to v Aptienu najdete v Zaměstnancích
- Předěte na evidenci Zaměstnanci (Employees)
- Vyberte kartu konkrétního pracovníka
- Přejděte na záložku "Seznámení s dokumenty" (TBD)
- Vyberte konkrétní školení
Kde to v Aptienu najdete v evidenci Certifikátů
- Předěte na evidenci Kvalifikace / Certifikáty (Credentials / Licenses)
- Vyberte kartu konkrétního pracovníka
- Přejděte na záložku "Seznámení s dokumenty" (TBD)
- Vyberte konkrétní školení
U každého certifikátu je v Aptienu nahrán sken originálního dokumentu (PDF/foto) a nastaveno pole „Platnost do“ (Expiration Date). Pro auditora je klíčové, že Aptien automaticky hlídá expiraci (semaforový systém – zelená/oranžová/červená) a s předstihem posílá upozornění, takže firma neriskuje, že jí u kontroly propadne zákonná lhůta.