Plánujte a sledujte cíle kvality na jednom místě
Organizér cílů v Aptienu slouží k plánování, evidenci a průběžnému sledování cílů kvality. Na jednom místě máte přehled o tom, jaké cíle si firma stanovila, kdo za ně odpovídá, jaké termíny je potřeba splnit a jak jejich plnění postupuje. Řešení je vhodné například pro řízení cílů podle ISO 9001, ale využijete jej i pro jakékoli další firemní cíle.
Co získáte
- Přehled všech cílů kvality a klíčových výsledků firmy.
- Jasně přiřazené odpovědnosti, termíny a stav plnění každého cíle.
- Možnost rozdělit cíl na konkrétní úkoly a sledovat jejich plnění.
- Detailní kartu každého cíle s historií, poznámkami a souvisejícími aktivitami.
- Jedno místo pro podporu průběžného zlepšování a pravidelných revizí cílů.
Jak naplánovat pravidelné revize cílů
Vyhodnocení cílů kvality je obvykle opakující se činnost, například jednou ročně při přezkoumání systému managementem. V Aptienu ji snadno naplánujete pomocí Plánů aktivit (Activity Plans).
- Otevřete Organizér cílů.
- Vytvořte nový cíl kvality a vyplňte jeho popis, odpovědnou osobu, termín a další potřebné informace.
- Rozdělte cíl na jednotlivé úkoly a přiřaďte je odpovědným pracovníkům.
- Sledujte průběžné plnění úkolů i celého cíle na jednom místě.
- Pravidelně vyhodnocujte výsledky a podle potřeby cíl aktualizujte nebo stanovte navazující opatření.
Aptien pak automaticky včas upozorní odpovědné osoby na blížící se revizi a vytvoří potřebné úkoly pro přípravu podkladů i samotné vyhodnocení cíle.
Jak rozpadnout roční cíl kvality na každodenní úkoly manažerů a zaměstnanců?
Cíl se nesplní sám. Jeho plnění je třeba rozpadnout na jednotlivé úkoly - ty rozpadnete je pomocí vestavěného nástroje pro řízení práce a úkolů. Jednotlivé úkoly založené z cíle jsou k němu automaticky přivázané. Pro každý dílčí úkol (např. Zavést nový reklamační řád, Snížit chybovost ve skladu) určíte v Aptienu právě jednoho odpovědného manažera a nastavíte pevný termín splnění.
Jak kontrolovat plnění úkolů?
- Manažer kvality vidí všechny úkoly a jejich plnění přehledně i každého cíle kvality
- Úkoly vidí také v Kanban nástěnce (sloupce K udělání / Rozpracováno / Hotovo) nebo v reportech
- Diskuse k plnění cílů kvality probíhá přímo pod konkrétním úkolem, což eliminuje nekonečné e-mailové řetězce.
Jaké jsou typické příklady cílů kvality pro malou firmu?
V malých a středních firmách se v praxi setkáváme nejčastěji s těmito cíli kvality:
- snížení míry reklamací/zmetkovitosti (např. pod 1,5 %),
- zkrácení doby dodání zakázky
- zvýšení spokojenosti zákazníků (NPS nad 70)
Jak nastavit cíle kvality, aby nebyly jen na papíře?
- Cíle nesmí být obecné proklamace („chceme zlepšit služby“).
- Musí být postaveny na metodice SMART – např. „Do konce 3. kvartálu snížit chybovost expedice e-shopu o 20 %.