Je to firemní předpis, který popisuje, jak mají zaměstnanci vracet firemní vybavení, když ho už nebudou používat — typicky při:
- odchodu zaměstnance (offboarding)
- výměně nebo upgrade zařízení
- přidělení nového vybavení
- ukončení projektu nebo pracovní pozice
Co obvykle směrnice pro vracení firemního vybavení obsahuje:
- Jaké vybavení se vrací (notebook, mobilní telefon, přístupové karty, klíče, nářadí…)
- Do kdy je povinnost vrátit (konkrétní termín a odpovědnost)
- V jakém stavu má být zařízení vráceno (vyčištěné, resetované, bez osobních dat)
- Komu se vrací (IT, office manažer, přímý nadřízený)
- Co se stane, když se nevrátí (náhrada škody, srážka ze mzdy tam, kde je to legálně možné, interní postup eskalace)
- Proces kontroly (checklist, předávací protokol, podpis zaměstnance a předávající osoby)
Proč firma potřebuje směrnici pro vracení firemního vybavení
Pomůže zajistit vrácení veškerého vybavení zaměstnance, protožei malé i střední firmy potřebují a chtějí předcházet situacím, kdy:
- zaměstnanec nevrátí notebook nebo jiné zařízení
- dojde ke ztrátě přístupové karty či klíčů
- zaměstnanci zůstane aktivní firemní software nebo přístup do systémů
- firma utrpí finanční škodu nebo vznikne bezpečnostní riziko