Proč firmy směrnice mají a potřebují?
- Pomáhají usměrňovat chování zaměstnanců, zaměstnanci vědí, jak se mají chovat a co se od nich očekává. Díky tomu mohou pracovat efektivněji.
- Pomáhají zaměstnancům vědět, co je přijatelné a co není tolerováno.
- Snižují chyby a nedorozumění a pomáhají, aby práce probíhala efektivněji.
- Snižují rizika: Efektivní řízení směrnic pomáhá eliminovat možnost zranění lidí nebo poškození zařízení kvůli chybám nebo neznalosti.
- Pomáhají udržovat soulad s předpisy a zákony – Dodržování pravidel znamená, že všichni znají
pravidla a proč je třeba je dodržovat. To odstraňuje stres z obav, zda
proti firmě nebude uplatněna legislativa.
- Práva
a povinnosti – Když jsou všichni hodnoceni podle stejných standardů,
zaměstnanci mají pocit, že pracují v bezpečném prostředí a jsou
respektováni. To zajišťuje, že budou firmě dávat to nejlepší.
- Ochrana před soudními spory – Mít pravidla jako Obchodní podmínky zajistí, že nespokojení zákazníci nebudou moci firmu snadno žalovat.
Firemní směrnice a postupy pomáhají vaší firmě fungovat efektivněji. Zajišťují konzistenci, spravedlnost a dodržování pracovních zákonů. Směrnice také pomáhají zaměstnancům vědět, co je přijatelné a co není tolerováno. Navíc odrážejí hodnoty vaší firmy, čímž vytvářejí lepší prostředí pro všechny zaměstnance.
Co musí u směrnic firmy zajistit?
- Klíčové pro řízení směrnic je tedy jednak to, že se o ně někdo stará a udržuje je, a jednak to, že se musí efektivně dostat k zaměstnancům.
- Noví zaměstnanci musí projít zaškolením, a je to skvělá příležitost připomenout zkušeným zaměstnancům důvody určitých postupů.
- Aby byly vaše pravidla účinná, musí být komplexní, inkluzivní a dobře komunikovaná. Pokud je neimplementujete správným způsobem a nezohledníte všechny aspekty zaměstnanecké zkušenosti, vystavujete svou organizaci riziku.
Kdo má odpovědnost za směrnice?
- Odpovědnost za tvorbu firemních pravidel a postupů se mírně liší podle velikosti a struktury organizace. Jako majitel malé firmy můžete většinu pravidel a postupů vypracovat sami, nebo ve spolupráci s dalšími manažery a vedoucími. Pravidla a postupy obvykle vycházejí z vize a cílů společnosti, které se obvykle tvoří na strategických schůzkách na nejvyšší úrovni organizace. V některých firmách také vedoucí oddělení vyvíjejí pravidla a postupy specifické pro dané oddělení podle povahy pracovních úkolů.
Kdo směrnice tvoří?
- Personální pracovníci často hrají roli při tvorbě a formalizaci firemních pravidel a postupů, zejména ve větších malých firmách. Proto se často HR ředitelé účastní exekutivních strategických a plánovacích schůzek. HR specialisté obvykle mají větší znalosti v oblasti pracovního práva a etických zásad. Proto v mnoha případech manažeři pracují na tvorbě pravidel a postupů s přispěním HR. Poté HR oddělení připraví formální příručku pravidel, kterou noví zaměstnanci obdrží při nástupu.
- Pravidla stanovují, co je potřeba dělat a proč, což je velmi důležité pro zaměstnance během jejich zaškolování na konkrétní úkoly a odpovědnosti.
Směrnice jsou důležitý nástroj řízení firmy
- Kvalitně sestavené vnitropodnikové směrnice v souladu s platnou legislativou mají např. následující funkce:
- zabraňují nedorozumění, řeší nejasnosti v postupech, řeší odpovědnosti jednotlivých pracovníků či pracovních pozic,
- upřesňují zákon a tam, kde je to nutné, vybírají z možností daných zákonem,
- zajišťují dodržování stejných postupů v jednotlivých činnostech, zajišťují kontinuitu vedení účetnictví i jiných postupů, zajišťují přehlednost, průhlednost a zejména v zastupitelnost jednoho pracovníka druhým, bez časovně názočného předávání hromad informací,
- mají také důležitou informační a dokladovou funkci v případě externího auditu, v případě kontroly finančního úřadu, aj.
Směrnice snižují rizika
Směrnice jsou jedním z nástrojů řízení firmy, pomáhají usměrňovat
- snižování chyb,
- neporozumění,
- příjmy mohou být ztraceny kvůli zbytečně vynaloženému času, energii a zdrojům, a
- lidé mohou být i zraněni nebo zemřít, pokud je chyba dostatečně vážná.